Referenzbericht
Hohe Zollkonformität und Rechtssicherheit im Aussenhandel
MAGNA automatisiert Präferenzabwicklung mit SAP-basiertem Add-on AVENIO – weltweiter Roll-out
Besteht zwischen dem Ursprungs- und dem Bestimmungsland ein Präferenzabkommen, können Unternehmen eine Lieferung zollfrei oder zollbegünstigt durchführen.
Die Prozesse dafür sind anspruchsvoll und müssen regelmäßig überwacht werden: vom Anfordern und Ausgeben von Langzeitlieferantenerklärungen (LLE) über die Präferenz-kalkulation bis zur Ausstellung von Nachweisen.
MAGNA International Inc.
MAGNA International Inc. mit Hauptsitz in Aurora (Kanada) ist mit über 168.000 Beschäftigten an 348 Produktionsstätten in 28 Ländern einer der weltweit größten Automobilzulieferer. Kerngeschäft ist die Entwicklung und Produktion von Teilen, Systemen und Modulen für die Automobilindustrie. Wesentlicher Wettbewerbsfaktor von MAGNA ist die globale Lieferkette.
Viele Prozesse und IT-Systeme im Supply Chain Management wurden in den letzten Jahren standardisiert. MAGNA agiert nach dem Grundprinzip „Think global, act local“ – so auch in der IT: Einzelne Standorte werden von den lokalen IT-Abteilungen eigenverantwortlich geführt. Die zentralen IT-Bereiche erstellen übergeordnete Leitlinien und bereiten IT-Lösungen vor, die dann allen Standorten zur Verfügung gestellt werden.
Präferenzabwicklung im Zoll/Außenhandel – Fehler können teuer werden
Die Präferenzkalkulation ist das Herzstück der Abwicklung. Es handelt sich um ein Verfahren, das den präferenziellen Ursprung eines Produktes ermittelt und belegt. Sie bietet zudem die Möglichkeit, eventuelle Preisvorteile im Außenhandel zu erkennen. Fehlerhafte Präferenzkalkulationen können allerdings zivilrechtliche oder auch steuerrechtliche Konsequenzen zur Folge haben oder sich negativ auf bestehende Bewilligungen auswirken.
Für den global aufgestellten Industriekonzern MAGNA ist die Präferenzabwicklung ein wichtiger, aber auch umfassender Themenkomplex im Bereich Zoll und Außenhandel.
Manuelle Kalkulation außerhalb von SAP ERP – aufwendig, fehleranfällig und intransparent
Das Werk MAGNA Powertrain in Lannach Österreich, stellt komplexe Antriebsstrang- und Getriebesysteme her. Geliefert wird in 28 Länder, davon 8 mit Präferenzabkommen.
Die notwendigen Anforderungen und Prozesse für die Präferenzabwicklung konnten durch SAP ERP nicht ausreichend abgebildet werden. Zum Beispiel erfolgt im SAP ERP bei der Kalkulation keine zollkonforme Betrachtung der Fakturawerte über einen angemessenen Zeitraum nach der „Worst-Case-Methode“. Vielmehr verwendet das System gleitende Durchschnittspreise, was jedoch gemäß Zollbehörde explizit nicht zulässig ist.
Als Folge dieser Lücke wurden im Werk lange Zeit sämtliche Prozesse der Präferenzabwicklung vorrangig manuell durchgeführt: vom Anfordern über das Verwalten bis zum Ausstellen von Belegen (wie etwa der LLE). Zur Datenaufbereitung und Kalkulation dienten Excel-Listen. Der Aufwand war enorm hoch. Mit steigender Anzahl von Abkommen wurde es für die Mitarbeiter mühsamer, die Listen aktuell zu halten, um eine transparente, zuverlässige Präferenzkalkulation zu gewährleisten.
Patrick Monschein, SAP SD Analyst, MAGNA Global IT:
„Wir liefen Gefahr, gegen Zollauflagen zu verstoßen.“
Die Herausforderung
Im Juni 2019 entschied MAGNA, die Präferenzabwicklungm Werk Lannach zu standardisieren und IT-gestützt zu automatisieren. Da dies mit SAP ERP nicht möglich war, suchte man nach einem Add-on, das folgende Voraussetzungen erfüllen sollte:
Auflösen der manuellen Präferenzkalkulation außerhalb von SAP ERP
Einfaches Handling für die Mitarbeiter
Höchstmögliche Berücksichtigung der MAGNA-Prozesse
Schnelle, zuverlässige Implementierung
Integration in SAP ERP
Weltweiter Roll-out
Ziel: hohe Rechtssicherheit im internationalen Warenhandel
SAP-Add-on AVENIO schließt Prozesslücken im SAP ERP
Oberstes Ziel von MAGNA war es, eine hohe Rechtssicherheit bei der Präferenzabwicklung zu erreichen. Manuelle Tätigkeiten sollten reduziert sowie die Transparenz der Präferenzkalkulation erhöht werden – auch zum Zwecke der Berechnung von Preisvorteilen.
Die Entscheidung fiel auf die SAP-basierte AVENIO Präferenzabwicklung des IT-Dienstleisters WSW Software.
Go-live mit Speed – AVENIO in drei Schritten implementiert
Das Projekt startete im August 2019 mit einem Kick-off der Key User, den Verantwortlichen der globalen IT sowie den Verantwortlichen von WSW. Bestehende Prozesse wurden bewertet, ein gemeinsames Verständnis für die Vorgehensweise geschaffen sowie Zielprozesse festgehalten. In der Konzeptphase wurden die Zielprozesse aufbereitet und in AVENIO adaptiert.
Die Umsetzung umfasste die drei MAGNA-Kernprozesse, die sukzessive implementiert wurden:
- lieferantenseitiges Anfordern von LLE – eingeführt in 09/2019
- Präferenzkalkulation – eingeführt in 10/2019
- kundenseitiges Ausstellen von LLE – eingeführt in 11/2019
Der finale Go-live im November 2019 verlief rund und im Plan. Die stufenweise Einführung hatte den Vorteil, dass die Mitarbeiter projektbegleitend geschult und bereits sehr früh mit einzelnen Lösungsbausteinen arbeiten konnten. So wurden während der Implementierungsphase der Präferenzkalkulation die LLE bereits automatisiert angefordert.
Weltweiter Roll-out von AVENIO – sieben Werke planmäßig umgesetzt
Nach erfolgreichem Go-live des MAGNA-Werks in Lannach war der weltweite Roll-out in weiteren MAGNA-Werken beschlossene Sache. Die AVENIO Präferenzabwicklung ist mittlerweile in sieben Werken in Österreich, Deutschland und der Slowakei im Einsatz. Die Projektteams auf MAGNA- und WSW-Seite sind bestens eingespielt. Die Implementierung für zwei weitere Werke in Spanien und Marokko steht kurz vor dem Start.
Patrick Monschein, SAP SD Analyst bei MAGNA:
„Als internationaler börsennotierter Konzern brauchen wir höchste Sicherheit, dass jedes Werk zollkonform agiert und keine Nachforderungen drohen. WSW hat uns auf ganzer Linie überzeugt. Wir haben jetzt eine Lösung, die uns massiv Zeit einspart und in der Bedienung äußerst übersichtlich ist. Die WSW-Lösung ist so gut angekommen, dass sich sogar eine Zoll-Community gebildet hat, in der Wissen und Best Practices zwischen den Werken ausgetauscht werden. Last but not least schätzen unsere Kunden und Lieferanten, dass wir jetzt ein einheitliches Vorgehen für alle LLE-Anforderungen haben – wir treten einfach professioneller auf als vorher.“
Robert Rakaric, Vertriebsbeauftragter International bei WSW Software:
„Das Projekt hat Spaß gemacht. Die größte Herausforderung war die große Vielzahl von Datensätzen; Adobe Interactive Forms stieß an seine Grenzen. Gelöst haben wir das durch Optimierung der Schnittstelle und durch einige Formularanpassungen. Die Standardisierung hatte auch den Vorteil, dass nun alle Stammdaten, wie zum Beispiel statistische Warennummern, Präferenzzonen oder -regeln, auf aktuellem Stand gehalten werden.“
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