Mit SAP Smart Forms erstellen Unternehmen Formulare für den Druck oder die Ausgabe via Internet, E-Mail und Fax. Im Jahr 2007 erhielt SAP Smart Forms mit der neueren Formulartechnologie Adobe Forms einen offiziellen Nachfolger. Dennoch sind Smart-Forms-Formulare vielerorts nach wie vor anzutreffen. Das Supportende wird – je nach Vertrag – für 2027-2030 erwartet.
Definition: Was ist SAP Smart Forms?
SAP Smart Forms ist ein Tool zum Erstellen und Abwickeln von Formularen in SAP-Systemen. Vorgesehen sind diese Formulare für den Massendruck, den Dokumentenversand und die HTML- oder XML-Ausgabe. Auch zum Entwickeln von E-Mails, Faxen und PDF-Dateien wird das Werkzeug verwendet. Die Besonderheit liegt darin, dass Layout und Logik der Formulare über eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) aufgebaut und angepasst werden.
Historische Einordnung der Technologie
SAP Smart Forms ist eine von insgesamt drei Formulartechnologien in der SAP-Geschichte. Veröffentlicht wurde sie gemeinsam mit SAP R/3 Enterprise Edition 4.6C im Jahr 2001. Vorangegangen war SAPscript. Durch den Technologiewechsel ergaben sich für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Im Unterschied zu SAPscript besitzt ein Smart-Forms-Formular beispielsweise folgende Eigenschaften:
- mandantenübergreifend und plattformunabhängig einsetzbar
- modernes, integriertes Formular-Framework
- Mehrsprachenfähigkeit (SAPscript-Formulare unterstützen jeweils nur eine Sprache)
- Web-Veröffentlichung möglich
- keine Kapselung (Datenbeschaffung und Logik eines Formulars sind getrennt)
- dadurch Zeiteinsparung bei Änderung der Logik (es muss nur das Smart-Forms-Formular angepasst werden)
Im Jahr 2005 entschied sich SAP, Smart Forms nicht mehr weiterzuentwickeln, sondern sich fortan auf die neue Formulartechnologie Adobe Forms zu konzentrieren. Seit 2007 gilt diese Technologie als Standard in der Formularentwicklung für SAP-Systeme. Sie ist zwar moderner und leistungsstärker als Smart Forms, dennoch muss ein Umstieg nicht in jedem Fall die beste Entscheidung sein, da das Smart-Forms-Formular durchaus einige spezifische Vorteile besitzt.
Zu bedenken ist allerdings, dass Smart-Forms- und SAPscript-Formulare in Zukunft nicht mehr supportet werden. Das Support-Ende entspricht dem der SAP Business Suite. Nach derzeitigem Stand ist dies Ende 2027 (oder mit erweitertem Wartungsangebot Ende 2030).
In welchen Bereichen wird SAP Smart Forms eingesetzt?
Wie eingangs bereits erwähnt, eignet sich SAP Smart Forms für die Erstellung von Formularen für den Druck und die Ausgabe über andere Medien. Somit hat die Technologie Relevanz für alle Fachbereiche, die im Tagesgeschäft Formulare ausgeben, versenden und bereitstellen. Dazu zählen unter anderem das Customer Relationship Management (CRM), das Auftragsmanagement im Vertrieb (SD), das Finanzwesen (FI) oder auch der Personalbereich (HR).
Welche Eigenschaften und Funktionen bietet SAP Smart Forms?
SAP Smart Forms hat eine spezielle Architektur, die den Abruf von Anwendungsdaten von der eigentlichen Formulardefinition trennt. Im Überblick werden folgende Komponenten verwendet:
- Einzelelemente: Texte, Grafiken, Tabellen, Adressen usw.
- Formularlayout: Positionen der Elemente auf einer Seite definieren
- Formularlogik: Daten aus der SAP-Datenbank lesen, Bedingungen festlegen, Prozess und Formularausgabe steuern
- Formularschnittstelle: Daten für die Formulardefinition übertragen
Form Builder
Herzstück der Smart-Forms-Technologie ist der sogenannte Form Builder. Es handelt sich dabei um einen grafischen Formulareditor, mit dem sich die einzelnen Gestaltungselemente per Drag & Drop auf einem Smart-Forms-Formular platzieren lassen. Neben dem Form Builder enthält Smart Forms einige weitere zugehörige Hilfsmittel. Hierzu zählen beispielsweise der Form Painter für die Layouterstellung und der Table Painter für das Designen von Tabellen.
Tabellen in SAP Smart Forms
Ein Smart Form kann statische und dynamische Tabellen enthalten. Bei letzterer Variante wird die Größe der Tabelle erst zum Ausgabezeitpunkt durch die Anzahl der Tabellenpositionen bestimmt.
Wichtige Tabellen-Funktionen sind folgende:
- Zeilenumbrüche innerhalb von einzelnen Zellen der Tabelle
- Ereignisgesteuerte Ausgabe von Überschriften und Fußtexten
- Automatische Berechnung von Zwischensummen und Summen
- Farbliche Schattierungen und Rahmen von Tabellen
Web-Formulare
Dank der HTML-Ausgabe können Unternehmen ihre Smart-Forms-Formulare auch in Webseiten integrieren. Das Formularlayout im Browser entspricht dabei dem Drucklayout. Bei Bedarf lassen sich die Web-Formulare außerdem um Eingabefelder erweitern. Somit ist der Formularnutzer in der Lage, Daten zu ergänzen oder zu ändern. Die erfassten Daten können im Anschluss durch die Internet-Applikation abgefragt und im SAP-System automatisch weiterverarbeitet werden.
Mehrsprachigkeit
In SAP Smart Forms lassen sich Texte mithilfe der Transaktion SE63 übersetzen. In SAPscript war es hingegen noch notwendig, für jede Sprachversion ein eigenes Formular zu erstellen. Gerade bei nachträglichen Anpassungen verursachte dies einen hohen Aufwand, der dank Smart Forms nun entfällt.
Versionsverwaltung
Mit SAP Smart Forms hat SAP erstmals eine Versionsverwaltung für Formulare ermöglicht. Sie entspricht zwar nicht der üblichen Versionsverwaltung, wie sie zum Beispiel von Funktionsbausteinen oder Reports bekannt ist. Dennoch erlaubt sie zumindest die Erstellung manueller Backups verschiedener Stände – und zwar durch die Möglichkeit eines Struktur-Uploads und -Downloads. Somit ist es immerhin realisierbar, Formularstände lokal abzuspeichern.
Texte
In Smart Forms ist es möglich, Texte in derselben Transaktion zu pflegen, in der auch das Layout gestaltet wird. Textänderungen erfordern stets einen Transportauftrag. Dadurch lassen sich Schiefstände zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktivsystem, die unter SAPscript sehr häufig auftraten, vermeiden.
Barcodes
Wer mit der alten Barcode Technologie arbeitet, benötigt ein spezifisches Hardwaremodul für den Drucker. Mit der neuen Barcode Technologie können jetzt Graphiken erstellt werden, die durch jeden graphikfähigen Drucker ausgegeben werden können.
Formularvorlagen
In SAP existieren weit über 1.000 Templateformulare. Mithilfe von Best-Practice-Paketen können bei Bedarf noch weitere Formularvorlagen ergänzt werden. Mit den Templates geht die Formularerstellung besonders einfach und zeitsparend von der Hand. Weitaus mehr Template-Formulare bietet jedoch Adobe Forms. Mit dem EHP 8 (Enhancement Package 8) waren es bereits über 4.500.
Fehlerbehebung
Smart-Forms-Formulare lassen sich vollständig mit dem ABAP Debugger analysieren. Eine Fehlersuche erfordert jedoch weiterhin Formular-Entwickler-Know-how. Denn nur mit dem notwendigen Fachwissen können Fehler im generierten Code erkannt und im Form Builder endgültig behoben werden.
Vorteile und Nachteile von SAP Smart Forms
Der sicherlich größte Vorteil von SAP Smart Forms besteht darin, dass die meisten Schritte der Formularentwicklung code-unabhängig durchlaufen werden können. Im Unterschied zu SAPscript lassen sich Formulare somit wesentlich komfortabler und auch strukturierter erstellen.
Die weiteren Vorzüge der Formulartechnologie lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
- Vereinfachte Wartung durch Trennung von Datenbeschaffung und Logik
- Versionsverwaltung mithilfe lokaler Backups
- optimierte Integration von Texten
- Mehrsprachenfähigkeit
- vielfältige Tabellenfunktionen
- Web-Publishing wird unterstützt
- geringerer Wartungsaufwand als bei SAPscript
Dem gegenüber hat SAP Smart Forms auch einige Nachteile:
- native Versionsverwaltung fehlt
- wenige Templates (im Vergleich zu Adobe Forms)
Weiterhin lässt sich die Trennung von Datenbeschaffung und Layout sehr leicht umgehen, da ein Coding direkt im Layout möglich ist. Fehler müssen daher nicht nur im Druckprogramm, sondern auch im Layout gesucht werden. Dies erschwert die Wartung von Smart-Forms-Formularen erheblich. Coding im Formular sollte daher nach Möglichkeit nur in Ausnahmefällen erfolgen.
Fazit
SAP Smart Forms ist im Vergleich zu SAPscript eine deutliche Weiterentwicklung. Dies gilt vor allem für das Handling. Der große Wurf war Smart Forms dennoch nicht. Wirklich bahnbrechende Veränderungen hat SAP erst durch die Einführung von Adobe Forms erreicht. Im Direktvergleich wirkt Smart Forms etwas veraltet. Dennoch hat der Editor mit seinen Drag & Drop-Elementen nach wie vor seinen Nutzen. So konnte sich der Umstieg von SAPscript auf Smart Forms bis zuletzt lohnen. Allerdings steht das Supportende der Technologie bevor. Mit Blick auf den unausweichlichen Wechsel auf S/4HANA sollten sich Unternehmen daher zeitnah mit Adobe Forms auseinandersetzen. Formulare, die mit diesem neuen Werkzeug erstellt wurden, lassen sich im Übrigen problemlos nach S/4HANA migrieren. Somit ist Adobe Forms nachhaltig und zukunftssicher.
