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Wo SAP-Systeme an ihre Grenzen kommen

Hier gibt es Probleme mit dem Standard

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SAP gehört bei ERP-Systemen zu den Marktführern. Gerade bei deutschen Unternehmen sind die Lösungen aus Walldorf weit verbreitet. Gleichzeitig sind Anwender der Software häufig unzufrieden. Wo kommen SAP-Systeme an ihre Grenzen, was brauchen Anwender und wie lassen sich die Probleme lösen?

Inhaltsverzeichnis

1. Warum nutzen Unternehmen SAP?

Wenn man Menschen auf SAP anspricht, ist die Antwort sehr häufig die gleiche, nämlich Ablehnung. SAP nervt. Und dabei hat fast jeder eine Meinung zu SAP, weil es trotzdem so weit verbreitet ist. 

Warum ist SAP so erfolgreich? SAP war einer der Vorreiter für die digitale Abwicklung von Unternehmensprozessen, vor allem alle buchhalterischen Prozesse. Und SAP hat hier einen Standard geschaffen, der sich in vielen Unternehmen etabliert hat. SAP-Prozesse, also die digitalisierte Version von beispielsweise eingehenden Bestellungen von Debitoren, die Angebots- oder Rechnungserstellung, sind tief in Unternehmen verankert. So tief, dass Unternehmen heute kaum noch davon wegkommen.

Noch dazu hat SAP eine große Landschaft an verschiedensten Modulen geschaffen, die quer durch das Unternehmen alles in einem System (oder zumindest in einer Systemwelt) abbilden können: Vom Financial Accounting und Controlling (SAP FICO) über Logistik- und Produktionsprozesse (EWM und MES) bis hin zu modernsten Analyselösungen (SAP Analyticcs Cloud) sind praktisch alle Unternehmensbereiche von SAP abgedeckt. Diese Funktionsbreite ist sehr einmalig und bietet den großen Vorteil: Eine SAP-Landschaft kommt ohne Systembrüche, ohne Schnittstellen und ohne Medienbrüche aus. Zumindest innerhalb der selbst gesetzten Grenzen.

2. Welche Alternativen gibt es zu SAP?

Heute ist SAP einer der Marktführer von ERP-Systemen. Laut Fraunhofer Institut gab es 2021 über 120 Anbieter für ERP-Systeme auf dem deutschen Markt. Bekannt und weit verbreitet sind neben SAP die Systeme von Microsoft, Infor, Sage, Oracle und IBM.

Daneben gibt es auch für einzelne Module von SAP Alternativen. Lagerverwaltungssysteme zum Beispiel werden von vielen Anbietern bereitgestellt, so dass man nicht auf WM oder EWM angewiesen ist. Aber diese haben eben oft den entscheidenden Nachteil, dass sie nicht so harmonisch mit dem ERP-System kommunizieren und funktionieren, wie es bei einer durchgängigen Systemlandschaft von SAP der Fall ist. 

3. Die Grenzen von SAP

3.1 Bedienbarkeit – SAP-Oberflächen und Usability

Wir starten mit dem Elefant im Raum: SAP-Lösungen gewinnen keinen Preis für einfache Bedienung. Vor allem die letzte Generation (vor Fiori und S/4HANA) sieht aus, wie das, was es ist: Software aus dem vorletzten Jahrtzehnt: SAP ERP Central Compontent (ECC) gibt es seit 2004. Und wir sind das nicht mehr gewöhnt: Wir verbringen unseren Alltag in modernen Apps und auf Websites, die darauf ausgerichtet sind, die Bedienung möglichst einfach und spaßig zu machen. SAP ECC ist das komplette Gegenteil davon.

Natürlich könnte man jetzt argumentieren, dass Geschäftsprozesse keinen Spaß machen müssen. Aber die Abneigung von Nutzern, die umständliche Transaktionen in gleich mehreren Oberflächen durchführen müssen oder auf Alternativen wie Excel oder Handzettel ausweichen müssen, ist dennoch ein Problem: Schlechte Usability führt zu Frust, Ablehnung und verlorener Zeit. Das größte Problem bei einer schlechten Usability sind allerdings die daraus entstehenden Fehler.

Mit den modernen Fiori-Oberflächen hat SAP mittlerweile ein Stück weit reagiert. Echte Usability und Nutzerfreundlichkeit ist das verglichen mit anderen modernen Oberflächen allerdings nicht. Die Bedienung ist weiterhin nicht selbsterklärend, neue Anwender müssen also aufwendig geschult werden.

3.2 Stammdaten und SAP

SAP-Systeme nutzen Daten, um Prozesse abzubilden. Die gleichen Daten lassen sich auswerten, um den Prozessfortschritt zu prüfen oder um Analysen zu erstellen. Aber das funktioniert nicht immer und überall und schon gar nicht langfristig: Stammdatenpflege ist eine andauernde Herausforderung für jedes Unternehmen, das SAP im Einsatz hat.

Die Daten bilden die Grundlage für sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Allerdings müssen die Daten dafür vorhanden, harmonisiert und fehlerfrei sein. Hierbei gibt es bei SAP-Systemen allerdings gleich mehrere Probleme:

  • Nicht alle Daten können überhaupt erfasst werden, weil sie nicht vorgesehen sind. Das kann auch Daten betreffen, die für Geschäftsprozesse benötigt werden. Oder eingehende Daten aus anderen Systemen (zum Beispiel von Kunden oder Behörden) können überhaupt nicht erfasst werden.
  • Verschiedene Prozesse können Daten in unterschiedlichen Systemen, Formaten und mit unterschiedlichen Werten erfordern. Sie liegen dann zwar vor, können von Ihnen allerdings nicht für Auswertungen oder Analysen verwendet werden. Hierzu müssen Sie alle Daten erst aus den Systemen exportieren, um sie anschließend anzugleichen und dann auswerten zu können.
  • Die schlechte Usability führt wie oben beschrieben oft zu Eingabefehlern. Eingabefelder werden dann von Anwendern falsch, gar nicht oder fehlerhaft ausgefüllt. Solche Fehler müssen – wenn sie überhaupt entdeckt werden – nachträglich aufwendig korrigiert werden. 

 

Solche Datenprobleme können nicht nur den reibungslosen Ablauf Ihrer Prozesse behindern. Sie können Ihre Daten auch nur eingeschränkt für Analysen nutzen. Fehlende Auswertungen zum Beispiel auch von zentralen Unternehmenskennzahlen schaden Ihrem Unternehmen: Nur mit transparenten Auswertungen über Ihre Prozesse können Sie fundierte Entscheidungen treffen und betrieblich weiter wachsen.

3.3 Sonderprozesse und SAP

Wie bereits erwähnt, decken unterschiedlichste SAP-Module verschiedene Geschäftsbereiche ab. Allerdings lohnt sich das für SAP nur für Prozessbereiche, die weit verbreitet sind. Das heißt: Logistikprozesse hat jedes produzierende oder handelnde Unternehmen, aber nicht alle Unternehmen müssen Just-in-Sequence-Belieferung sicherstellen. Für ersteres hat der SAP-Standard zahlreiche Funktionen (es gibt eigene Module für Lager und Transport), letzteres bilden SAP-Systeme nur eingeschränkt ab. Das gleiche gilt für zahlreiche andere branchen- oder prozessbedingte Anforderungen.

Je spezieller Ihre Anforderungen sind, desto eher müssen Sie also vom SAP-Standard abweichen: Entweder Sie finden Ausweichmöglichkeiten in Ihren Prozessen, Sie weichen für Ihre Sonderprozesse auf alternative Softwarelösungen von Drittanbietern aus oder Sie erweitern und modifizieren Ihre SAP-Systeme, bis diese zu Ihren Anforderungen passen.

4. Wie kann man mit den Grenzen von SAP-Systemen umgehen: Die Abweichung vom Standard als Standard

Ein SAP-System ist immer ein Gerüst, das zuerst an die Bedingungen in Ihrem Unternehmen angepasst werden müssen. Kaum ein implementiertes SAP-System gleicht daher dem anderen. Darüber hinaus können Zusatzfunktionen oder -routinen ergänzt werden. Welche Möglichkeiten es insgesamt gibt, den SAP-Standard anzupassen und zu erweitern, listen wir hier auf:

4.1 SAP Customizing

Customizing ist die allgemeine Bezeichnung für die Anpassung eines SAP-Systems an Ihre spezifischen Anforderungen im Unternehmen. Das bedeutet: SAP-Systeme lassen sich oft überhaupt erst nutzen, wenn Ihre Prozesse im System hinterlegt sind. Hierbei handelt es sich aber immer noch um die Funktionen, die standardgemäß in SAP vorhanden sind.

Ein Beispiel: Sie können mithilfe von Customizing die von Ihnen verwendeten Währungen hinterlegen. Beim Customizing wird allerdings keine Programmierung verwendet, sondern es handelt sich dabei sozusagen um die Grundeinstellung des SAP-Systems. 

 

Ein erfahrenes SAP-Beratungshaus unterstützt üblicherweise bei der Implementierung, da hier Experten schon viel Erfahrung mit Customizing und mit unterschiedlichen Prozessen gemacht haben.

4.2 Z-Programme

Von Z-Programmen spricht man, wenn zusätzliche Programme, die nicht im SAP-Standard verfügbar sind, entwickelt werden. Das „Z“ oder auch „Y“ steht dabei für die Namensumgebung der Programme. Gewöhnlich werden Z-Programme schon bei der Implementierung vom SAP-Dienstleister individuell für einen Kunden entwickelt, oder später für Ihn hinzugefügt.

Das Problem von Z-Programmen ist, dass sie bei schlechter Programmierung oder Unkenntnis zu Fehlern im System führen können. Vereinfacht gesagt müssen Z-Programme immer mit dem Standardsystem Informationen austauschen. Ist hier etwas fehlerhaft programmiert oder funktioniert der Datenaustausch nicht korrekt, kann ein Z-Programm ein SAP-System auch vollständig lahmlegen.

Besonders vorsichtig müssen Entwickler sein, wenn zahlreiche Z-Programme installiert sind und diese sich gegebenenfalls gegenseitig beeinflussen können. Auch nachträgliches Customizing oder ein Releasewechsel kann dann ein Problem werden.

Um sicherzustellen, dass keine Probleme auftreten, müssen Sie also sicher sein, dass entweder Ihre internen SAP-Experten oder Ihr externer Dienstleister gute Arbeit macht. Oder dass Probleme und Fehler auch schnell entdeckt und dann auch genauso schnell behoben werden.

Der Vorteil von Z-Programmen ist, dass jedes SAP-System an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens und dessen Prozesse angepasst werden kann. Beispielsweise unterscheiden sich die Bedingungen bei einem Automobilzulieferer, der Sequenzbelieferung sicherstellen muss, ganz grundlegend von einem Pharmaunternehmen, dass Chargen abbilden muss.

Durch Z-Programme lassen sich viele Transaktionen oder Prozessschritte automatisiert oder sogar im Hintergrund ausführen. Anwender sparen sich damit also umständliche Arbeitsprozesse. Gut programmierte Erweiterungen, die sauber in den SAP-Standard integriert sind, können also Ihre Produktivität steigern und Fehler minimieren. Zentral ist dabei das Know-how Ihrer SAP-Experten. Je besser diese Ihre Prozessanforderungen und die SAP-Programmierung verstehen, desto besser können Sie Ihre SAP-Systeme nutzen.

4.3 SAP-Erweiterungen und Add-ons

Auch wenn Z-Programme meist individuelle Anforderungen abbilden sollen, gibt es natürlich einige Prozesse oder Funktionen, die zwar im SAP-Standard nicht vorhanden sind, von denen aber viele Unternehmen profitieren können. Zum Beispiel können das Anforderungen sein, die für eine bestimmte Branche üblich sind. Hier könnte jedes Unternehmen eigene Z-Programme coden lassen. Alternativ gibt es auch Anbieter für fertige Erweiterungen.

Diese Anbieter haben oft eine Spezialisierung auf bestimmte Branchen oder Prozesse, für die sie Erweiterungen entwickelt haben und anschließend als standardisiertes Add-on verkaufen.

Die Vorteile von solchen Add-ons sind:
  • Die Lösungen sind normalerweise erprobt, funktionieren dementsprechend reibungslos und müssen nicht aufwendig getestet werden.
  • Add-ons sind dafür gemacht von vielen Unternehmen genutzt zu werden und lassen sich dementsprechend einfach und schnell implementieren.
  • Unternehmen, die sich für Add-ons entscheiden, sparen sich die IT-Ressourcen, um eigene Lösungen zu entwickeln.
  • Die meisten Anbieter stellen sicher, dass die Add-ons releasesicher sind. Das bedeutet, dass auch Änderungen oder Upgrades am SAP-System keine Auswirkungen auf die Add-ons haben und diese weiterhin fehlerfrei funktionieren.
  • Ein spezialisierter Anbieter kennt die Anforderungen seiner Kunden genau und hat die nötige Prozessexpertise, um genau die Funktionen zu bieten, die bei Sonderprozessen benötigt werden.
  • Anders als bei Z-Programmen besteht hier in der Regel nicht die Gefahr, dass sich Erweiterungen gegenseitig beeinflussen und Fehler in den Prozessabläufen entstehen.
Die Nachteile von Add-ons sind:
  • Ganz individuelle Wünsche werden in der Regel nicht berücksichtigt oder müssen zusätzlich programmiert werden.
  • Man gibt ein Stück Flexibilität aus der Hand und ist gewöhnlich für den Support oder die Wartung auf den Add-on-Anbieter angewiesen.
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