Wie gehen Sie mit den funktionalen Grenzen von SAP um? Setzen Sie auf eigenentwickelte Erweiterungen oder suchen Sie nach bestehenden Lösungen? Wir untersuchen die verschiedenen Möglichkeiten und geben Ihnen Tipps zur Umsetzung solcher Projekte.
SAP-Systeme stoßen immer dort an Grenzen, wo es um spezielle Anforderungen geht. Gerade wenn branchenspezifische oder individuelle Besonderheiten berücksichtigt werden sollen, bietet der SAP-Standard keine Unterstützung, weil dieser für grundlegende universelle Prozesse gemacht ist. Da SAP-Systeme oft sehr umfangreich und komplex sind, schränkt das jedoch die Anpassungsfähigkeit an spezifische Geschäftsprozesse eines Unternehmens ein. Unternehmen müssen daher manchmal ihre Prozesse an die SAP-Software anpassen, statt umgekehrt. Doch es gibt auch andere Möglichkeiten.
SAP-Berater*innen, die für Automobilzulieferer arbeiten, kennen diesen Konflikt: Auf der einen Seite sind sie mit komplexen Anforderungen der Automobilhersteller konfrontiert, die sehr genaue Guidelines für den Datenaustausch mit ihren Zulieferern beinhalten. Und auf der anderen Seite steht da oft ein SAP-System, das nicht auf diese Anforderungen ausgerichtet ist. Wie genau man mit diesem Problem umgehen kann und welche Lösungen es gibt, untersucht für Sie dieses Whitepaper.
Es gibt drei Möglichkeiten, mit denen Sie Ihr System an Ihre Anforderungen anpassen können:
Die grundlegendste Möglichkeit nennt sich Customizing. Hierbei handelt es sich jedoch um Standardanpassungen: Die vorhandenen Funktionen werden genutzt und passend zu den eigenen Prozessen eingerichtet. Bei jeder SAP-Implementierung wird Customizing vorgenommen. Ändern sich Prozesse in Ihrem Unternehmen, müssen Sie eventuell noch einmal das Customizing anpassen. Datenfelder und Funktionen, die das SAP-System nicht kennt, lassen sich allerdings so nicht einrichten. Dementsprechend müssen andere Lösungen gefunden werden.
Wer zusätzliche Funktionen und Prozesse innerhalb seiner SAP-Systeme abwickeln will, hat nur eine Möglichkeit: Erweiterungen für SAP-Systeme, oft auch Z-Programme genannt. Diese dienen dazu, den Funktionsumfang des SAP-Systems zu erweitern. Das reicht von kleinsten Funktionsbausteinen bis hin zu vollständigen Prozesserweiterungen, die sich in die Standard-SAP-Prozesse einfügen und diese somit erweitern.
Hierbei unterscheidet man vor allem, ob es sich dabei um eine individuell programmierte Eigenentwicklung handelt (also eine Lösung, die in Ihrem Unternehmen für Ihr Unternehmen entwickelt wurde) oder um sogenannte Add-ons (normalerweise von Drittanbietern entwickelte Standard-Erweiterungen, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommen können).
Beim Entwickeln einer SAP-Erweiterung sind mehrere Aspekte zu beachten. Dazu gehören einerseits, dass Sie auf fachlicher Seite ein gutes Verständnis Ihrer Prozesse und der damit zusammenhängenden Anforderungen an das System haben. Auf der anderen Seite benötigen Sie genug Kapazitäten und SAP-Know-how in Ihrer IT-Abteilung, inklusive Kenntnisse über gutes Projektmanagement. Auch eine Eigenentwicklung müssen Sie wie jedes andere IT-Projekt durchführen und dabei alle Phasen (Vorbereitung, Entwicklung, Testphasen, Go-Live, Betrieb) durchlaufen.
Wichtig ist: Die eigenentwickelte Lösung ist nur dann hilfreich für Ihr Unternehmen, wenn sich Ihr System weiterhin reibungslos betreiben und warten lässt. Kommen viele Zusatzanforderungen zusammen, die in einer Vielzahl an eigenentwickelten Erweiterungen resultieren, kann das zu Problemen führen.
Bei der Implementierung von SAP-Systemen holen sich Unternehmen Unterstützung durch externe Beratungs- oder Systemhäuser. Sind diese vielleicht in der Lage, auch spezialisierte Prozesse oder ergänzende Funktionen nachträglich abzubilden und Erweiterungen zu entwickeln? Die nötigen technischen Fähigkeiten sind dort sicherlich vorhanden. Aber es gibt einige gute Argumente dagegen, ein Beratungshaus mit solchen Sonderentwicklungen zu beauftragen:
Kurzfristige Anpassungen oder schnelle Lösungen sind meist nicht machbar: Beratungshäuser können selten spontan nötige Kapazitäten bereitstellen, denn sie sind in der Regel auf große Implementierungsprojekte spezialisiert, die langfristig geplant werden. Oft sind die Berater*innen dementsprechend für andere Aufgaben eingeplant, stehen nicht für Projekte zur Verfügung, sind zu teuer für kleinere Entwicklungsaufgaben oder müssten zusätzlich bereitgestellt werden.
Es gibt Systemhäuser, die auf bestimmte Branchen oder Unternehmensbereiche spezialisiert sind. Ob Ihr SAP-Partner in der Lage ist, genau Ihre Sonderanforderungen passend umzusetzen, sollten Sie daher genau prüfen. Kennt sich das Beratungshaus nicht gut genug in diesen Prozessen aus, ist von einer Individualentwicklung mit dessen Hilfe abzuraten. Die fehlende Expertise für Ihre Sonderanforderung resultiert nämlich ansonsten schnell in hohen Preisen. Denn die Einarbeitung in Ihre Prozesse und die Neuentwicklung einer Sonderlösung von Grund auf benötigen Zeit.
Die wenigsten Beratungshäuser haben Interesse daran, sich langfristig für die Weiterentwicklung von SAP-Ergänzungen zu verpflichten. Damit fehlt für die eigens für Sie entwickelte Lösung unter Umständen das Wartungs- und Supportangebot. Ob Sie bei Prozessanpassungen durch das Beratungshaus unterstützt werden, ist fraglich. Denn das Beratungshaus kann nicht sicherstellen, dass es bei späteren Änderungen noch die Kapazität und Expertise kurzfristig bereitstellen kann. Am Ende wird Ihnen auch bei kleineren Änderungen möglicherweise ein neues Projekt abgerechnet.
Beratungs- beziehungsweise Systemhäuser können Ihnen im Zweifelsfall bestimmt weiterhelfen. Das hat allerdings seinen Preis und zukünftige Anforderungen sind nicht zwingend abgedeckt. Prüfen Sie in jedem Fall genau, ob Ihr SAP-Partner sowohl Ihre Prozessanforderungen erfüllt als auch einen angemessenen Preis (inklusive Wartung und Support) dafür aufruft.
Wo der SAP-Standard spezielle Prozesse nicht mehr wie gefordert abbildet, bieten SAP-basierte Add-ons Unterstützung. Das gilt ganz besonders für OEM-Prozesse. Denn hier sind Lieferanten mit sehr spezifischen und detaillierten Vorgaben konfrontiert, die der SAP-Standard nicht abbilden kann. Wer diese Herausforderung mithilfe von Add-ons bewältigen will, muss sich auf die Suche nach dem passenden Anbieter machen. Worauf es dabei ankommt und welche Kriterien ein Anbieter auf jeden Fall erfüllen muss, kann man mithilfe dieser Checkliste überprüfen.
Wollen Sie weder selbst entwickeln noch ein Beratungshaus damit beauftragen, gibt es oft eine dritte Alternative: Add-ons. Diese funktionieren grundsätzlich wie eine Eigenentwicklung, werden jedoch von Spezialisten so programmiert, dass es sich dabei um eine standardisierte und einzeln lizensierte Lösung handelt. Sie können Ihr SAP-System mit solchen Add-ons erweitern, um weitere Funktionen und Prozesse abzubilden.
Standardisierte Add-ons bieten den Vorteil einer schnelleren und einfacheren Integration. Sie sind oft bereits praxiserprobt und auf die Bedürfnisse mehrerer Unternehmen zugeschnitten. Zudem bieten gute Anbieter regelmäßige Updates und Support, was zu einer langfristigen Sicherheit und geringeren Gesamtkosten führt. Für Ihre IT-Abteilung sind Add-ons dementsprechend eine clevere Wahl. Die Wahrscheinlichkeit, dass Add-ons Fehler produzieren oder ausfallen, ist sehr gering, da Sie meist eine gewisse Marktreife haben. Auch die Investition in solche Produkte ist meist überschaubar.
Da Add-ons nicht für Sie individuell entwickelt werden, berücksichtigen diese Lösungen nicht jede individuelle Anforderung. Sie kommen daher vor allem zum Einsatz, wenn sie eine Anforderung abdecken, die in einer bestimmten Branche oder bei einer bestimmten Prozessgestaltung üblich sind. Für den Add-on-Anbieter muss es sich schließlich lohnen, eine Lösung zu entwickeln. Daher muss die Nachfrage groß genug sein. Ein oder mehrere Add-ons kommen für Sie also immer dann in Frage, wenn Sie eine Lösung für verbreitete Anforderungen suchen, die dennoch nicht vom SAP-Standard abgedeckt werden.
