Wenn Sie regelmäßig Gutschriftenavise erhalten, kennen Sie sicher das Problem: SAP bietet zwar im Standard grundlegende Möglichkeiten, die gutgeschriebenen Mengen und Preise zu prüfen. Die anschließende Korrektur und Belegbearbeitung ist allerdings unnötig umständlich. Das führt in vielen Unternehmen zu manuellen Reports, hohem Aufwand und unnötigen Risiken.
Wenn Sie als Lieferant von Ihren Kunden Gutschriftsavise erhalten, wissen Sie, wie wichtig eine sorgfältige Prüfung ist: Schon kleinste Abweichungen bei Mengen oder Preisen können zu finanziellen Nachteilen, Buchhaltungsfehlern oder Verzögerungen führen. Doch leider bieten SAP-Standardfunktionen oft keine hinreichende Unterstützung, um Abweichungen im Gutschriftsverfahren schnell und einfach zu korrigieren.
Bevor wir in die Details gehen: Einige zentrale Begriffe sind hilfreich, damit wir später ein gemeinsames Verständnis haben:
In den meisten Lieferanten-Kunden-Beziehungen wird mit Rechnungen gearbeitet, die vom Lieferanten an den Kunden ausgestellt werden und Leistungen beziehungsweise Waren und deren Preise in Rechnung stellen.
Anders verhält es sich im Gutschriftsverfahren. Ein Gutschriftsavis ist eine elektronisch übermittelte Nachricht, die ihr Kunde Ihnen aufgrund von einer Wareneingangsbuchung / Storno Wareneingang oder einer nachträglichen Preisänderung schickt. Mit dieser Nachricht übermittelt der Kunde die vereinnahmte Menge, den in seinem System hinterlegten Preis, die Referenz auf die vereinnahmte Lieferung und die Zahlungsreferenznummer.
Unter einer Preisabweichung im elektronischen Gutschriftsverfahren ist eine Abweichung des vereinbarten Preises vom in der Gutschriftsavis angegebenen Wert zu verstehen. Bei einer Mengenabweichung hingegen weicht die gelieferte Menge von der in der Gutschriftsavis angegebenen Menge ab.
Dass Kunden statt Rechnungen Gutschriften verwenden, hat verschiedene Ursachen, die über einfache Fehlerkorrekturen hinausgehen. Wird eine Rechnung zu hoch ausgestellt oder enthält sie fehlerhafte Positionen, kann eine Gutschrift den Betrag rückwirkend anpassen. Auch bei Rücksendungen oder beschädigter Ware ist die Gutschrift ein gängiges Mittel, um Werte auszugleichen.
Ein weiterer Grund sind Preisnachlässe und nachträgliche Vereinbarungen wie Mengenrabatte oder Skonti, die oft erst später berücksichtigt werden. Hier ermöglicht die Gutschrift eine unkomplizierte Anpassung. In einigen Branchen ist zudem Self-Billing verbreitet: Der Kunde übernimmt die Rechnungsstellung selbst und übermittelt diese per Gutschrifsavis an den Lieferanten.
Besonders in der Automobilindustrie ist es üblich, dass OEMs Gutschriftsavis arbeiten. Der Hintergrund liegt in der Prozessgestaltung: Anstatt jede Lieferantenrechnung prüfen zu müssen, erstellt der OEM direkt die Abrechnung und überträgt dem Lieferanten die Verantwortung, diese auf Richtigkeit zu kontrollieren. Für den Kunden entsteht ein effizienter Ablauf, während der Lieferant die Plausibilitätsprüfung sicherstellen muss.
SAP stellt für die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen zahlreiche Funktionen bereit, die sich auch auf Gutschriften anwenden lassen. Zentraler Prozess ist hier die Rechnungsprüfung. Mithilfe von Toleranzgrenzen kann man einstellen, wie Abweichungen behandelt werden sollen. Bei einer Grenzverletzung kann so ein sogenannter strittiger Posten erzeugt werden.
Das eigentliche Problem entsteht allerdings genau an dieser Stelle: Bei der Abarbeitung sind die Grenzen des SAP-Standards schnell erreicht. Die Überwachung, die Prüfung und die anschließenden Korrekturen müssen manuell durch die Fachabteilung erfolgen.
Im Normalfall führt das zu folgenden Schritten:
Bei einer geringen Anzahl an strittigen Posten aus dem Gutschriftsverfahren werden Sie eher weniger Probleme haben. Die eigentliche Herausforderung entsteht mit der Summe an Handgriffen, die Sie bei abweichenden Gutschriftsavisen durchführen müssen:
Diese Differenzen aus dem Gutschriftsverfahren wirken sich direkt auf Sie als Lieferanten aus. Finanzielle Risiken entstehen etwa, wenn Abweichungen bei Preisen oder Mengen nicht schnell genug geklärt werden. Schon ein kleiner Preisunterschied kann sich bei hohen Stückzahlen zu erheblichen Beträgen summieren.
Darüber hinaus entstehen Prozessineffizienzen. Fehlerhafte Gutschriftsavise müssen in jedem Fall mit Kunden abgestimmt, korrigiert und nachgebucht werden. Das bindet Ressourcen in der Buchhaltung und im Vertrieb, die eigentlich für andere Aufgaben benötigt würden. Wenn dafür kein durchgängiger Prozess in SAP vorhanden ist, sondern ein Systembruch notwendig ist (zum Beispiel Excel), wird der Prozess unnötig anfällig für Fehler.
Um diese Risiken zu vermeiden, sollten Lieferanten ergänzende Maßnahmen ergreifen. Ein erster Ansatz sind individuelle Reports oder Zusatzprogramme, mit denen Abweichungen schneller und transparenter überwacht werden können.
Effizient sind Add-ons und Drittanbieter-Tools, die Prüfungsmöglichkeiten und übersichtliche Monitore anbieten. Schnelle und vorprogrammierte Korrekturen und Folgeprozesse nehmen den Anwendern noch weitere Schritte ab. Die Fehlerhäufigkeit reduziert sich und es entfällt ein Großteil der manuellen Eingriffe.
Technik allein reicht jedoch nicht: geschulte Mitarbeiter und klare Verantwortlichkeiten im Prozess sind ebenso wichtig. Wer genau weiß, wer welche Differenzen prüft und wie bei Abweichungen zu verfahren ist, kann Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehler reduzieren.
Das elektronische Gutschriftsverfahren in SAP macht deutlich, dass Standardfunktionen nicht immer ausreichen, um Lieferanten vor Risiken und Mehraufwand zu schützen. Gerade in Branchen wie der Automobilindustrie, wo Gutschriftsavise gängige Praxis sind, liegt die Verantwortung für die transparente Datenhaltung, die korrekte Abrechnung und die Prüfung beim Lieferanten selbst.
Ein fehlender Abgleich, eingeschränkte Meldungen und hohe manuelle Aufwände sind die größten Herausforderungen. Abhilfe schaffen individuell ergänzte Prüfprozesse, zum Beispiel mit Hilfe von spezialisierten Addons, sorgfältiges Customizing, saubere Stammdaten und klare interne Zuständigkeiten. Lieferanten, die diese Maßnahmen umsetzen, können nicht nur finanzielle Risiken minimieren, sondern auch ihre Prozesse effizienter gestalten.
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