Lieferabrufe und SAP

Was Sie bei der Abwicklung beachten sollten

In manchen Branchen werden statt Einzelaufträgen oder Bestellungen Lieferabrufe bevorzugt. Dazu gibt es langfristige Vereinbarungen über Abnahmemengen. Was Lieferanten bei dieser Art der Belieferung beachten müssen und welche Probleme SAP-Systeme hier machen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Lieferabruf?

Ein Lieferabruf ist ein Instrument im Beschaffungsprozess, das im Rahmen von langfristigen Vereinbarungen wie Lieferplänen oder Rahmenverträgen verwendet wird. Dabei werden übergeordnete Verträge zwischen Lieferanten und Kunden abgeschlossen, die Mengen- und Preisvereinbarungen für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Der Lieferabruf konkretisiert diese Vereinbarungen, indem er spezifische Liefertermine und genaue Mengen definiert, die innerhalb des festgelegten Zeitraums abgerufen werden sollen.

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Seit 2005 arbeitet HARMAN mit verschiedenen SPEEDI-Lösungen von WSW Software und optimiert damit seine Belieferungsprozesse wie z. B. die VMI-Nachschubsteuerung, die Bedarfs- und Kapazitätsplanung, die Analyse des Abrufverhaltens oder die Toleranzlinienprüfung. Auch spezifische OEM-Prozesse werden mit SPEEDI abgedeckt. Alle Lösungen sind nahtlos in das HARMAN SAP ERP System (ECC 6.0) integriert.

SAP bietet umfassende Funktionen für die Abwicklung von Lieferabrufen:

Lieferpläne: Erstellung und Verwaltung von Lieferplänen im Modul MM (Material Management) für den Einkauf und SD (Sales and Distribution) für den Vertrieb.
Überwachung: Funktionen zur Überwachung von Liefermengen, Terminen und offenen Abrufen.
Integration: Nahtlose Integration mit anderen Modulen wie Produktionsplanung (PP) und Lagerverwaltung (WM).
EDI-Unterstützung: Elektronischer Datenaustausch mit Lieferanten für Abrufe und Bestätigungen.

Nachteile für Lieferanten bei der Arbeit mit Lieferabrufen:

Trotz der Vorteile, die Lieferabrufe für die Planungssicherheit bieten, können Lieferanten auch Nachteile erfahren. Ein wesentlicher Nachteil ist die begrenzte Flexibilität bei Produktions- und Lieferplänen, da sie sich an die festgelegten Abrufmengen und -termine halten müssen. Kurzfristige Änderungen oder Stornierungen von Abrufen durch den Kunden können zu Überproduktionen oder unerwarteten Lagerbeständen führen, was zusätzliche Kosten verursacht. Die Verwaltung von Lieferabrufen kann zudem einen erhöhten administrativen Aufwand bedeuten, insbesondere wenn die IT-Systeme von Lieferant und Kunde nicht nahtlos integriert sind. Außerdem können Lieferanten in eine Abhängigkeit vom Kunden geraten, was ihre Verhandlungsposition bei zukünftigen Vertragsverhandlungen schwächt. Schließlich besteht das Risiko, dass Preisänderungen auf dem Markt nicht zeitnah in bestehenden Lieferplänen berücksichtigt werden können, was zu Margeneinbußen führen kann.

Probleme bei Abwicklung von Lieferabrufen über EDI und IDocs in SAP

Trotz der umfangreichen Funktionen gibt es in SAP ECC und S/4HANA Bereiche, in denen Funktionen für die Arbeit mit Lieferabrufen fehlen oder verbessert werden könnten:

Zusätzliche Daten: Keine Verarbeitung von individuellen Zusammenstellungen von Daten, die der Kunde per EDI schickt, im Empfängersystem.
Transparenz: Begrenzte Übersicht bei kurzfristigen Änderungen oder Anpassungen von Abrufen, daher meist zu langsame Reaktion.

Reporting: Standardberichte erfüllen nicht immer die Anforderungen für detaillierte Analysen von Lieferabrufen und -plänen.
Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienoberfläche und Benutzerführung könnten intuitiver gestaltet sein, um die Effizienz zu steigern.
Integration von Drittanbietersystemen: Herausforderungen bei der Integration von spezialisierten Lieferantenportalen oder externen Planungssystemen.

Diese Lücken erfordern oft individuelle Anpassungen oder den Einsatz von Zusatzlösungen, um die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens vollständig abzudecken.

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Folgenden Problemen begegnen Anwender und IT-Verantwortliche häufiger:

Komplexe Einrichtung und Konfiguration: Die Implementierung von EDI-Prozessen erfordert eine detaillierte Konfiguration von Partnerprofilen, Nachrichtenarten, Zuordnungen und Prozesscodes. Diese Komplexität kann zu Fehlern führen, wenn Einstellungen nicht korrekt vorgenommen werden.
Dateninkonsistenzen und Mapping-Probleme: Unterschiede in Datenstrukturen oder -formaten zwischen dem eigenen SAP-System und dem des Geschäftspartners können zu Inkonsistenzen führen. Individuelle Daten-Mappings sind oft notwendig, um sicherzustellen, dass Informationen korrekt übertragen und interpretiert werden.
Fehlerhafte IDoc-Verarbeitung: Bei der Übertragung von Lieferabrufen können IDocs aufgrund von Syntaxfehlern, fehlenden Pflichtfeldern oder Stammdatenproblemen fehlschlagen. Die Fehlersuche und -behebung erfordert oft spezielles Know-how und kann zeitaufwendig sein.
Unzureichende Fehlerbenachrichtigung: Standardmäßig bietet SAP möglicherweise keine proaktive Benachrichtigung bei EDI- oder IDoc-Fehlern. Ohne effektive Monitoring-Tools können Probleme unbemerkt bleiben und Geschäftsprozesse beeinträchtigen.
Mangelnde Standardisierung zwischen Partnern: Unterschiedliche EDI-Standards oder -Versionen zwischen Geschäftspartnern können die Integration erschweren. Dies führt zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand und potenziellen Übertragungsfehlern.

Timing- und Synchronisationsprobleme: Verzögerungen in der EDI-Übertragung können dazu führen, dass Lieferabrufe nicht rechtzeitig verarbeitet werden. Dies beeinträchtigt die Lieferkette und kann zu Engpässen oder Überbeständen führen.
Eingeschränkte Flexibilität bei Anpassungen: Standard-IDoc-Typen unterstützen möglicherweise nicht alle benötigten Geschäftsfälle oder Sonderanforderungen. Anpassungen erfordern oft ABAP-Entwicklung und können kostspielig sein.
Hoher Wartungsaufwand: EDI-Schnittstellen müssen regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, insbesondere wenn sich Geschäftsanforderungen oder externe Standards ändern. Dies bindet Ressourcen und erfordert spezialisierte Kenntnisse.
Sicherheitsrisiken: Die elektronische Übertragung sensibler Daten birgt Sicherheitsrisiken. Ohne angemessene Verschlüsselung und Sicherheitsprotokolle können Daten abgefangen oder manipuliert werden.
Schulungsbedarf für Anwender: Die effektive Nutzung von EDI und IDocs erfordert, dass Anwender entsprechend geschult sind. Fehlende Kenntnisse können zu Bedienungsfehlern und ineffizienten Prozessen führen.

Diese Probleme können die Effizienz und Zuverlässigkeit der Lieferabrufabwicklung beeinträchtigen. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie über die notwendigen Ressourcen und Kompetenzen verfügen, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Dies kann die Investition in zusätzliche Tools, Schulungen oder Beratungsleistungen einschließen, um die EDI- und IDoc-Prozesse zu optimieren.