JIS-Prozesse kommen kaum ohne Softwareunterstützung aus: Die Anforderungen an Transparenz, Automatisierung und Digitalisierung sind hoch. Unternehmen können dafür auf spezielle Softwarelösungen setzen, die genau für solche Prozesse entwickelt wurden. Für wen sich solche Systeme eignen und welche Alternativen Sie nutzen können, untersuchen wir in diesem Artikel.
Just in Sequence (JIS) ist eine besondere Belieferungsform. Bei Logistik spricht man immer von der Lieferung von der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt. Das wäre Just-in-Time-Belieferung. Bei JIS- oder Sequenzlieferung kommt noch dazu, dass die Waren in der richtigen Reihenfolge geliefert werden müssen.
Häufig angewendet wird diese Belieferung in der Automobilindustrie. Die enge Taktung auf den Montagebändern der Automobilherstellern und die Variantenvielfalt sieht vor, dass alle Teile schon in der richtigen Reihenfolge angeliefert werden müssen, damit sie direkt und ohne zwischenzeitliche Einlagerung verbaut werden können.
Während diese Prozesse bei den Automobilherstellern (auch Original Equipment Manufacturer, kurz OEM) für viele Vorteile sorgen, machen sie bei den Zulieferern eher Probleme. Die JIS-Belieferung wird daher auch als Königsdisziplin der Logistik bezeichnet. Denn um immer korrekt (in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit und in der richtigen Reihenfolge) zu liefern, müssen alle Prozesse beim Zulieferer reibungslos und absolut transparent ablaufen.
OEMs geben darüber hinaus genau vor, wie Zulieferer die Lieferabrufe elektronisch empfangen, verarbeiten und am Ende bei der Auslieferung als Lieferavis oder Sendungsdokumente wieder übermitteln müssen. Normalerweise geschieht das elektronisch per EDI (englisch: electronic data interchange), in Ausnahmen auch über einen Webservice. Digitale Prozesse sind bei den Lieferanten also keine optionale Investitionsentscheidung, sondern Grundvoraussetzung. Dazu benötigen Zulieferer also passende Softwarelösungen.
Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Varianten, JIS-Prozesse mit Software abbilden zu können. Hier werfen wir einen Blick auf alle drei Möglichkeiten und welche Vor- und Nachteile diese jeweils haben:
In kleineren Unternehmen: Gerade Unternehmen, die noch nicht sonderlich groß sind oder noch nicht lange existieren, setzen auf selbst entwickelte Lösungen. Anstatt viel Geld zu investieren, um externe Dienstleistungen oder Lösungen einzukaufen, möchte man für das eigene Unternehmen eine eigene Software, weil man glaubt, diese wäre am günstigsten und gleichzeitig am passendsten für die individuellen Prozesse.
Diese Rechnung geht auch kurzfristig auf: Solange die IT-Mitarbeiter das nötige Fachwissen haben, können einzelne Prozesse so abgebildet werden und das mit geringem Aufwand und ohne größere Investition. Das eigentliche Problem damit entsteht aber langfristig: Wächst das Unternehmen, kommen weitere Kunden und damit neue Anforderungen dazu, wird es immer aufwändiger und komplizierter, die Software zu erweitern, am Laufen zu halten und anzupassen. Je mehr Prozesse dazu kommen, desto schwieriger wird es und desto häufiger entstehen Probleme.
Gleichzeitig liegt das Know-how über die Lösung bei ganz wenigen Mitarbeitern. Haben diese die Entwicklung und die Prozesse nicht genau dokumentiert, ist die Kündigung eines solchen Mitarbeiters ein enormes Risiko für das Unternehmen.
In größeren Unternehmen: Weltweit agierende Konzerne verfügen oft über die notwendigen Ressourcen für eine eigene Entwicklung. Gerade Unternehmen, die IT-Fachkräfte in Ländern mit niedrigeren Löhnen eingestellt haben, können grundsätzlich eine eigenständige Lösung entwickeln lassen, die das gleiche Niveau hat wie eine eingekaufte Softwarelösung. Das heißt, der Funktionsumfang, die Stabilität und die Skalierbarkeit können in diesem Fall auch gegeben sein. Noch dazu existieren genug Ressourcen, um den Betrieb der Lösung sicherzustellen. Der Normalfall sieht jedoch anders aus.
Die meisten Unternehmen haben schon Softwarelösungen im Einsatz, um Prozesse und Ressourcen planen, steuern und abbilden zu können. Gerade ERP-Software oder Produktions- beziehungsweise Lager- und Logistiklösungen (MES oder WMS) sind sehr oft vertreten.
Manche dieser IT-Lösungen haben bereits grundlegende Funktionen für das Abbilden von JIS-Prozessen im Bauch. Ein Beispiel wären die JIT-Funktionalitäten, die Sie als Teilmodul des SAP-ERPs ECC erhalten. Der große Nachteil solcher vorhandenen Funktionen ist allerdings, dass sie keinerlei individuelle Anforderungen berücksichtigen. Sie können also weder eigene noch von Ihren Kunden geforderte Besonderheiten abbilden. Viele solcher Lösungen sind außerdem nicht darauf ausgerichtet, eine fehlerlose elektronische Kommunikation mit Ihren Kunden aufzubauen.
Wollen Sie Ihre bestehenden Systeme erweitern, stehen Sie vor einer zusätzlichen Herausforderung: Wer programmiert die Erweiterung und wie stellen Sie sicher, dass die Systeme und die Erweiterungen langfristig reibungslos laufen? Die größte Gefahr besteht dann, wenn Sie mithilfe Ihrer IT-Abteilung anfangs nur kleine Funktionserweiterungen umsetzen. Vielleicht müssen Sie zunächst ja nur einzelne Kunden beliefern und deren Anforderungen umsetzen. Diese Lösung ist anfangs schnell, günstig und überschaubar.
Wenn Ihr Unternehmen allerdings wächst, mehr Kunden gewinnt, neue Prozesse abbilden muss oder Standorte eröffnet, werden Sie irgendwann an einen Punkt stoßen, an denen diese Lösung zum Problem wird: Die nötigen Workarounds, um alles am Laufen zu halten, der Aufwand, die Lösung zu betreiben und aktuell zu halten, wird dann immer weiter wachsen. Und wenn es ganz schlecht läuft, haben Sie das ganze Wissen um ihre selbst programmierte Lösung auf eine sehr kleine Gruppe von IT-Mitarbeitern verteilt.
Ohne zu drohend klingen zu wollen: Es gibt sicherlich einige Unternehmen, die so problemlos arbeiten können. Und nicht jeder Zulieferer muss bei der ersten JIS-Belieferung gleich große Investitionen planen, um perfekt auf jede mögliche Anforderung vorbereitet zu sein. Allerdings ist es ratsam, sich mit diesen möglichen Problemen auseinanderzusetzen. Dann können Sie das Risiko, das für Ihr Unternehmen daraus entstehen kann, berücksichtigen und eventuell reduzieren.
Übrigens: Bei geläufigen Systemen wie SAP können Sie Funktionserweiterungen auch als fertiges Add-on einkaufen. Der Vorteil: Die Lösungen lassen sich reibungslos integrieren, sind erprobt und werden für Sie normalerweise auf dem aktuellen Stand gehalten.
Wenn es bei Ihnen so aussieht, dass JIS-Prozesse in Ihrem Unternehmen große Bedeutung haben oder zumindest haben werden, dann wird es sinnvoll, sich mit spezialisierter Software auseinanderzusetzen. Anstatt sich mit speziellen Prozessanforderungen und deren Umsetzung im Einzelnen auseinandersetzen zu müssen, erhalten Sie dann üblicherweise ein Komplettpaket: Von der Übermittlung Ihrer Kundenbestellungen bis hin zur Auslieferung kann JIS-Software diesen Prozess lückenlos für Sie abbilden.
Anbieter solcher Lösungen sind üblicherweise Experten für die speziellen Prozesse und Branchenanforderungen, von denen Sie profitieren können. Die Softwarehersteller können Ihnen außerdem die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen, wenn in Ihrer IT-Abteilung niemand die Zeit oder das Know-how hat, eine eigene Lösung zu entwickeln.
Inwiefern Sie spezialisierte Softwarelösungen einsetzen wollen oder auf eigenentwickelte Erweiterungen Ihrer bestehenden Lösung setzen, hängt von mehreren Faktoren ab. Eine pauschale Empfehlung ist nur schwer zu machen.
Wir listen Ihnen hier einige Fragen auf, die Sie sich stellen können, um eine Entscheidungsgrundlage zu schaffen, die die Bedürfnisse Ihres Unternehmens berücksichtigt:
