SAP-Systeme sind nicht gerade für ihre Benutzerfreundlichkeit bekannt. An einigen Stellen würden schon zusätzliche Funktionen helfen, um die Arbeit zu vereinfachen. Wir haben für diesen Text vier Themen gesammelt, die beim Verwalten von Lieferplänen Zeit und Nerven kosten.
Lieferpläne fallen gewöhnlich in den Aufgabenbereich des Auftragsmanagements. Disponenten oder Supply Chain Manager sind dort dafür verantwortlich, Kundenaufträge termingerecht abzuwickeln. Dazu überwachen sie meist gleichzeitig hunderte von Bedarfen und Bestände. Bei der Arbeit mit Lieferplänen ist die Grundlage ein Rahmenvertrag, der zwischen dem Kunden und dem Lieferanten vereinbart wurde. Über Lieferabrufe werden bestimmte Teilmengen dieser Rahmenvereinbarung abgerufen. Der Fortschritt wird für jedes einzelne Material in einem Lieferplan überwacht.
SAP-Anwender, die mit Lieferplänen arbeiten, haben neben der Überwachung von Abrufen, Lieferplänen und Beständen zahlreiche Handgriffe zu erledigen – im SAP-System ist das leider zeitraubend und kompliziert.
Wenn es kleinere technische Änderungen an einem Produkt gibt, muss im SAP-System für eine nachvollziehbare Dokumentation eine neue Materialnummer angelegt werden. Nur so können die alten und die neuen Bestände auseinandergehalten werden. Dazu braucht es einen neuen Lieferplan. Jeden betroffenen Lieferplan müssen Sie also täglich überwachen, manchmal tage- oder wochenlang:
Bei Fehlern könnte es sein, dass Altbestände liegen bleiben, für den sich der Anwender dann rechtfertigen muss. SAP bietet leider keine Unterstützung, denn hier gibt es keine klare Regelung für das Aus- und Anlaufen von Lieferplänen.
Lieferpläne kopieren und anlegen zu müssen, ist frustrierend und aufwendig. Es hat auch wenig mit der eigentlichen Aufgabe zu tun, nämlich Kunden reibungslos zu beliefern. Bei Produktionsverlagerungen oder neuen Farbvarianten müssen manchmal Hunderte von Lieferplänen manuell erstellt werden. Das bedeutet monotone Fleißarbeit, kostet Zeit und ist auch noch fehleranfällig.
Ein großes Problem ist zudem die Performance: Lieferpläne mit sechsstelligen Nummern von Belegen sind kaum noch zu öffnen. Das führt zu langen Ladezeiten führt und bremst die Arbeit massiv aus. Um die Systemleistung nicht zusätzlich zu belasten, bleibt oft nur der Umweg, Lieferpläne zu kopieren – und das oft nachts, ein zusätzlicher organisatorischer Aufwand.
Erschwerend kommt hinzu, dass es keine intelligente Verknüpfung zwischen alten und neuen Lieferplänen gibt. Wenn man beispielsweise einen neuen Lieferplan anlegt, weil es aufgrund der Belege ein Performanceproblem gibt, fehlt im SAP-Standard die Bezugsmöglichkeit zum bisherigen Lieferplan. Das macht spätere Nachverfolgungen mühsam.
Die gesamte Aufgabe fühlt sich dadurch wie ein Hindernislauf an: unnötig umständlich, langsam, fehleranfällig und letztlich eine Ablenkung von wichtigeren Tätigkeiten. Die ständige Sorge, bei der Vielzahl an manuellen Eingaben einen Fehler zu machen, sorgt für zusätzlichen Druck und Frustration.
Das Massenupdate von Lieferplänen ist eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe. Änderungen von zentralen Daten wie Abladestelle, Warenempfänger oder Incoterms müssen manuell in jedem einzelnen Lieferplan angepasst werden. Der SAP-Standard hat keine Funktionen, um automatisch zu prüfen, welche Einträge aktualisiert werden müssen. Stattdessen muss der Disponent selbst mühsam nach den relevanten Lieferplänen suchen.
Besonders problematisch wird es, wenn viele Änderungen auf einmal anstehen. Während vereinzelte Anpassungen kein großes Problem wären, wird die Arbeit bei einer Vielzahl an Änderungen extrem aufwendig. Zudem sind die betroffenen Daten manchmal an versteckten Stellen hinterlegt, was die Gefahr von Leichtsinnsfehlern erhöht. Das sorgt nicht nur für zusätzlichen Stress, sondern birgt auch das Risiko, dass falsche oder unvollständige Daten übernommen werden.
Ein weiteres Ärgernis: Die meisten Änderungen kommen aus internen Quellen – also von Kollegen aus anderen Abteilungen –, was den Frust eventuell noch größer macht. Auch wenn die Notwendigkeit nachvollziehbar ist, fühlt sich die Aufgabe an wie eine lästige Pflicht, die nicht nur langweilig, sondern auch unnötig zeitintensiv ist.
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Der Geschäftsjahreswechsel bringt jedes Jahr aufs Neue eine zeitraubende und kritische Aufgabe mit sich: die manuelle Rückstellung der Fortschrittzahlen in den Lieferplänen. Besonders bei großen Unternehmen wie der VW-Gruppe bedeutet das in der letzten Oktober- und ersten Novemberwoche eine Vielzahl an Korrekturen. Bei anderen Lieferplänen, die sich am Kalenderjahr orientieren, erfolgt diese Arbeit meist in den ersten beiden Januarwochen.
Das Problem: SAP erkennt den notwendigen Wechsel der Fortschrittzahlen nicht automatisch. Es vergeht Zeit, bis man bemerkt, dass eine Rückstellung nötig ist – und bis dahin können bereits Fehler in der Disposition entstehen. Der gesamte Prozess muss manuell durchgeführt werden, was bedeutet, dass Abruf-, Liefer- und Eingangsfortschrittszahlen miteinander verglichen und offene Mengen berücksichtigt werden müssen.
Da der SAP-Standard hier keine Unterstützung bietet, liegt die Verantwortung komplett beim Disponenten. Wird die Rückstellung übersehen oder nicht rechtzeitig durchgeführt, kann das gravierende Folgen haben: Man erkennt nicht, dass Lieferungen fällig sind, bestellt möglicherweise nichts und setzt dadurch die gesamte Lieferkette ins Stocken. Im schlimmsten Fall kommt es bei Ihren Kunden zu Stillständen in der Produktion, bei häufigeren Fehllieferungen leidet Ihre Lieferantenbewertung, oder es drohen Konsequenzen wie ein negatives Audit. Diese Aufgabe ist also nicht nur aufwendig und mühsam, sondern auch kritisch für den gesamten Prozess.
So mühsam und zeitaufwendig die manuelle Bearbeitung von Lieferplänen auch ist – das eigentliche Problem liegt nicht nur in der wiederkehrenden, monotonen Arbeit. Viel schwerwiegender sind die möglichen Folgen von Fehlern, die sich dabei einschleichen können.
Ob beim Kopieren von Lieferplänen, beim Massenupdate von Daten oder bei der Fortschrittszahlen-Rückstellung zum Geschäftsjahreswechsel – überall lauern Risiken, die weit über den persönlichen Frust hinausgehen. Wenn ein Lieferplan nicht rechtzeitig angelegt oder angepasst wird, wenn zentrale Daten fehlen oder wenn Fortschrittzahlen nicht korrekt zurückgesetzt werden, dann kann das schnell zu echten Versorgungsproblemen führen. Plötzlich fehlen Abrufe, Bestellungen werden nicht rechtzeitig ausgelöst oder Lieferungen bleiben aus – und das zieht eine Kettenreaktion nach sich, die bis hin zu Bandstillständen beim Kunden, teuren Sondertransporten oder auch schlechten Lieferantenbewertungen reichen kann.
Das größte Ärgernis ist also nicht die mühselige Aufgabe selbst, sondern die Unsicherheit, die damit einhergeht. Jeder kleine Fehler kann schwerwiegende Konsequenzen für die gesamte Lieferkette haben. Die Verantwortung liegt dabei oft allein beim Disponenten – ohne unterstützende Mechanismen, die frühzeitig auf Probleme hinweisen oder den Prozess absichern. Das sorgt nicht nur für Frustration, sondern auch für unnötigen Druck und potenzielle Risiken, die mit verhältnismäßig einfachen Mitteln vermeidbar wären.
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