Der Ablauf eines SAP-Projekts – Damit müssen Sie rechnen
Ob Sie ein neues System einführen, einen neuen Prozess abbilden oder eine neue Funktion nutzen wollen: Sie müssen ein SAP-Projekt durchführen. Unabhängig vom Umfang Ihres Vorhabens gibt es aber etablierte Vorgehensmodelle, mit denen sich jedes Projekt planen und durchsteuern lässt. Die wichtigsten Schritte beschreiben wir in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Welche typischen Ziele verfolgen Unternehmen mit SAP-Projekten?
Von einem SAP-Projekt spricht man normalerweise, wenn ein neues SAP-System oder neue Prozesse in einem bestehenden SAP-System eingerichtet werden sollen. Klassischerweise werden für größere Projekte auch externe Dienstleister eingesetzt. In großen Unternehmen, die eigene Inhouse-SAP-Berater haben, kann auch darauf verzichtet werden.
Auch wenn es ganz unterschiedliche Anwendungsbereiche gibt, dienen SAP-Systeme grundsätzlich dazu, Prozesse zu digitalisieren und automatisieren und Effizienz und Transparenz zu schaffen. Dies wird häufig nicht für alle Unternehmensprozesse gleichzeitig oder im gleichen Umfang gemacht. Ein häufiges Szenario ist, dass ein ERP-System durch angrenzende Systeme mit einem fokussierten Funktions- oder Prozessumfang ergänzt wird. Das kann ein EWM für die Lagerverwaltung, ein GTS für Zollprozesse oder ein TM für Transportprozesse sein.
Ein aktueller Sonderfall im Zusammenhang mit SAP bildet S/4HANA. Die neue ERP-Suite löst das bisherige ECC-System ab. Wer noch nicht gewechselt hat, dem steht ein umfangreiches Transformationsprojekt bevor, das den üblichen SAP-Projektrahmen deutlich sprengt.
Welche Schritte umfasst der typische Ablauf eines SAP-Projekts?
Der Umfang eines Projektes ist selbstverständlich stark unterschiedlich, je nachdem, ob ein gesamtes System oder „nur“ einzelne Prozesse eingerichtet werden sollen. Dennoch sind die Schritte relativ ähnlich.
Vorarbeit
Dieser Part ist zwar in Grundzügen selbstverständlich, wird häufig aber nur in Grundzügen durchgeführt. Hierbei geht es darum, das Unternehmen schon vor dem Projekt bestmöglich vorzubereiten. Das kann beinhalten:
- Stammdatenpflege: Sind Systeme schon vorhanden, ist dies ein wichtiger Punkt, um ein neues System sauber zu integrieren. Veraltete Daten können gelöscht werden, Datensätze vervollständigt oder notwendige Daten harmonisiert werden.
- Prozessgestaltung: Auch wenn SAP-Systeme oft Standardprozesse beinhalten und viele Unternehmen diese Prozesse auch nutzen wollen: Eine Aufstellung, wie die abzubildenden Prozesse genau ablaufen, welche anschließenden oder vorangehenden Prozesse es gibt, und ob es hier Optimierungspotenzial gibt, ist immer empfehlenswert. Vieles davon spielt auch eine wichtige Rolle, um überhaupt entscheiden zu können, welches System zu den eigenen Prozessen passt. Gute SAP-Beratungshäuser bieten daher solche Analyseworkshops in der Vorbereitung auf Projekte an.
- Verantwortlichkeiten klären: Dieser Punkt passiert meist automatisch. Dennoch ist es wichtig, dass auch schon vor Projektbeginn genau definiert wird, wer bei dem Projekt beteiligt ist, welche Ressourcen dafür freigemacht werden müssen, und welche Rolle von wem eingenommen werden soll. SAP-Projekte sind oft zeitaufwendig und sollten nicht nur alleine mit der IT-Abteilung Ihres Unternehmens abgewickelt werden. Fachabteilungen und auch Anwender sind im besten Fall schon frühzeitig beteiligt und können ihre eigene Perspektive mit einbringen.
TIPP: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Stakeholder (Geschäftsleitung, IT-Abteilung, Endbenutzer) in diese Phase einbezogen sind, um eine umfassende Ist-Situationsanalyse und realistische Zielsetzung zu gewährleisten.
In der Planungsphase werden die Projektziele definiert, ein Projektteam zusammengestellt und der Projektplan erstellt. Wenn noch nicht geschehen, sollten hier auch die Ressourcen und das Budgets festgelegt werden. Ein Zeitplan sollte auch zentraler Bestandteil der Planung sein.
Zugleich kann hier definiert werden, welche Prozesse wie umgesetzt werden sollen. Im Rahmen von SAP-Projekten spricht man dabei oft von Best-Practices. Diese sind vorkonfigurierte und sofort verfügbare Geschäftsprozesse. Sie dienen zur Vereinfachung und Automatisierung in einem SAP-Projekt, können allerdings nur da eingesetzt werden, wo Standardprozesse sie Anforderungen Ihres Unternehmens abdecken.
Wenn das vorher nicht geschehen ist, wird auch ein Lasten- oder Pflichtenheft erstellt. Hier wird genau definiert, was das Ziel des Projekts ist und wie dies im Detail umgesetzt werden soll. Eine genaue Prozessbeschreibung ist normalerweise auch Teil der Planung.
TIPP: Dokumentieren Sie detailliert alle Geschäftsprozesse und Anforderungen. Nutzen Sie Workshops und Meetings, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsprozesse korrekt erfasst und abgebildet werden.
TIPP: Setzen Sie bereits hier auf iterative Testphasen, um sicherzustellen, dass die entwickelten Lösungen den Geschäftsanforderungen entsprechen. Frühes und regelmäßiges Testing hilft, Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen.
Je besser und umfassender ein System und die Prozessabläufe getestet werden, desto wahrscheinlicher läuft das System nach der Inbetriebnahme flüssig und ohne Probleme. Deshalb ist diese Phase so wichtig für jedes SAP-Projekt. Finale Änderungen können noch vorgenommen werden. Außerdem können mithilfe des Testsystems schon Schulungen durchgeführt werden. Anwender sind dann direkt mit dem Go-live in der Lage, das System korrekt zu bedienen.
TIPP: Führen Sie umfangreiche Integrationstests durch und schulen Sie Endbenutzer und Administratoren. Die Schulung sollte praxisorientiert sein und reale Geschäftsszenarien abdecken.
Im besten Fall läuft der Go-live reibungslos. Für eventuelle Probleme gibt es während der folgenden Hypercare-Phase verfügbare Ressourcen. Ab diesem Zeitpunkt läuft das System produktiv und die Anwender nutzen alle bereitgestellten Funktionen der Softwarelösung.
Hypercare-Phase
Direkt nach dem Go-live können Probleme auftreten, die in der Testphase nicht berücksichtigt wurden. Die erste Phase danach ist also besonders entscheidend: Hier müssen kurzfristig auftretende Probleme möglichst sofort behoben werden. Auch für den Endnutzer ist diese Phase wichtig: Für Fragen oder Bedienungsprobleme können in dieser Anfangsphase zusätzliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
TIPP: Planen Sie einen ausreichenden Support für die Zeit nach dem Go-Live. Ein dediziertes Support-Team kann dabei helfen, Anfangsschwierigkeiten effektiv zu bewältigen.
In dieser Phase liegt der Fokus darauf, das SAP-System stabil und effizient zu betreiben und sicherzustellen, dass es kontinuierlich an sich ändernde Geschäftsanforderungen und technologische Entwicklungen angepasst wird. Zentral ist dabei, User auch langfristig immer wieder zu schulen, Updates vorzunehmen oder Patches zu installieren, Datensicherheit herzustellen (zum Beispiel über Backup- oder Recovery-Maßnahmen) und
TIPP: Führen Sie eine Post-Implementation-Review durch, um den Projekterfolg zu bewerten und Bereiche für zukünftige Verbesserungen zu identifizieren. Nutzen Sie das Feedback der Anwender für Optimierungen.
Bei größeren Unternehmen ist es üblich, dass einzelne Systeme erst einmal als Pilotprojekt in einem einzelnen Standort eingführt werden und es danach einen Roll-out in anderen Niederlassungen gibt. Dabei wird die Pilot-Implementierung als Template genutzt. Das Roll-out ist dann üblicherweise schneller und risikoärmer als die Ersteinführung. Alle Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Piloten können dabei genutzt werden. Ein weiterer Vorteil ist die Standardisierung, die dadurch in den Prozessen über mehrere Standorte hinweg entsteht.
Wie misst man den Erfolg eines SAP-Projekts?
Das Ziel eines SAP-Projektes ist selbstverständlich, dass es erfolgreich ist. Doch wann genau ist es das? Oberflächlich betrachtet, kann man es danach bewerten, ob es „in time“, „in budget“ und „in scope“ realisiert wird; also ob es im Rahmen der geplanten Kosten, der geplanten Zeit und im richtigen Funktionsumfang durchgeführt werden konnte. Alle drei Kriterien sind maßgeblich von einer guten Planung abhängig.
Wirklich erfolgreich ist ein Projekt allerdings dann, wenn die Vorbereitung sehr genau durchgeführt wurde. Sind Stammdaten nicht bereinigt, bevor ein neues System eingeführt wird, dann bringen neue Funktionen wenig, solange die Daten nicht passen. Wenn keine genaue Prozessanalyse stattgefunden hat, dann hat man zwar einen Prozess abgebildet, aber ob der auch zu den Anforderungen des Unternehmens passt, ist fraglich.
Lassen Sie sich also gerade bei der Vorbereitung viel Zeit und definieren Sie sehr genau, welche Ziele Sie haben. Je besser Sie hier Ihre Anforderungen dokumentieren, desto wahrscheinlicher profitieren Sie später von dem neuen System, neuen Prozessen oder neuen Funktionen. Gleichzeitig unterstützt Sie diese Vorarbeit auch bei der Planung, womit die Wahrscheinlichkeit steigt, dass das Projekt am Ende alle Erfolgskriterien erfüllt.
Whitepaper: Wenn der SAP-Standard an seine Grenzen kommt
So setzen Sie OEM-Prozessanforderungen am besten um!
SAP-Berater*innen, die für Automobilzulieferer arbeiten, kennen diesen Konflikt: Auf der einen Seite sind sie mit komplexen Anforderungen der Automobilhersteller konfrontiert, die sehr genaue Guidelines für den Datenaustausch mit ihren Zulieferern beinhalten. Und auf der anderen Seite steht da oft ein SAP-System, das nicht auf diese Anforderungen ausgerichtet ist. Wie genau man mit diesem Problem umgehen kann und welche Lösungen es gibt, untersucht für Sie dieses Whitepaper.
