Lieferavise oder ASN sollen Ihre Kunden über anstehende Lieferungen benachrichtigen. Damit das klappt, müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt werden. Gerade bei SAP-Systemen sind nicht unbedingt alle benötigten Daten in den ausgehenden Nachrichten enthalten. Hier erfahren Sie, welche Probleme Ihnen bei der Arbeit mit SAP begegnen und wie Sie diese lösen können.
ASN steht für Advanced Shipping Notice und ist die Versandmitteilung. Auf deutsch spricht man oft von Lieferavis. Es ist ein elektronisches Dokument, das Informationen zu bevorstehenden Sendungen erhält und per EDI (electronic data interchange) verschickt wird.
Ein Lieferant informiert mithilfe der ASN seinen Kunden über eine bevorstehende Lieferung. Dies geschieht entweder, weil der Lieferant seinem Kunden die Möglichkeit geben will, auf eine Lieferung vorbereitet zu sein. Der Kunde kann dann beispielsweise die Lagerplätze vorbereiten beziehungsweise reservieren. In vielen Fällen sind ASNs aber auch vom Kunden vorgegeben oder gewünscht. In der Automobilindustrie ist das sogar eine übliche Vorgehensweise.
Automobilhersteller (auch Original Equipment Manufacturer oder OEM) arbeiten häufig mit sehr genauen Vorgaben, wie sie beliefert werden müssen. Solche OEM-Vorgaben können sich darauf beziehen, dass sie in Sequenz beliefert werden wollen. Noch üblicher sind allerdings Vorgaben zum elektronischen Datenaustausch. Davon sind auch ASNs betroffen.
Setzen Sie SAP ein, dann können Sie grundsätzlich eine ASN erzeugen. Generell arbeitet SAP hier mit dem eigenen Dateiformat IDoc. Diese Nachricht wird anschließend über einen EDI-Konverter oder ein EDI-System in ein standardisiertes Format (zum Beispiel EDIFACT) übertragen. So können Sie grundsätzlich, auch mit einem SAP-System, eine sichere Kommunikation zu Ihren Kunden herstellen.
Die ASN, die SAP erzeugt, ist im Normalfall (siehe Sonderfall SAP TM weiter unten) eine Nachricht mit dem IDoc-Typ SHPMNT05.
Das erste Problem, auf das Sie hier treffen können, ist, dass SHPMNT05 zu wenige, beziehungsweise nicht die richtigen Daten enthält. Sie müssen die IDoc daher mit zusätzlichen Daten anreichern, um die Vorgaben Ihrer Kunden erfüllen zu können.
Das kann bedeuten, dass Sie diese Anpassungen pro Kunde beziehungsweise pro unterschiedlicher Vorgabe einrichten müssen, damit die Daten auch automatisch in der IDoc-Nachricht enthalten sind.
Bei der Übergabe der Daten aus der IDoc-Datei an das EDI-System, beziehungsweise den EDI-Konverter, müssen die Daten aus Ihrem SAP-System passend zum verwendeten Standard verarbeitet werden.
Die häufigsten Standards sind EDIFACT oder ANSI X12 (verbreitet vor allem in Nordamerika) und dienen dazu, Daten strukturiert übermitteln zu können.
Damit die ausgehenden Daten in Ihren IDoc-Nachrichten korrekt in den Standard übertragen werden, benötigen Sie sogenannte Mappings. Vereinfacht gesagt wird dabei festgelegt, welches Datenfeld in Ihrer Nachricht in welcher Form und in welches Feld der standardisierten EDI-Nachricht geschrieben wird. Dies kann Ihr SAP-System nicht automatisch – schon gar nicht nach den Vorgaben Ihrer OEM-Kunden. Dafür gibt es Mappings auf dem EDI-System.
Zu viele SAP-Nutzer wissen das leider nicht. Aber für SAP-Anwender, die für die Transportverwaltung auf SAP TM (Transportation Management) setzen, kommt ein weiteres Thema dazu: Statt IDoc verwendet das System das XML-Format. Das Datenformat, mit dem Ihre ASN übermittelt wird, ist also ein anderes. Unternehmen, die SAP TM erst einführen, müssen sich also damit auseinandersetzen, dass Sie ein vollständig neues Datenformat verarbeiten können müssen.
Das bedeutet: Sowohl das Anreichern mit zusätzlichen Daten als auch das Thema Mapping können noch einmal neue Probleme machen. Wenn Sie auf SAP TM wechseln, können Sie Ihre Mappings, die für die IDocs eingerichtet wurden, nicht mehr für die XML-Dateien nutzen.
Unabhängig vom genutzten Datenformat (IDoc oder XML) können Sie Ihr SAP-System um die notwendigen Funktionalitäten erweitern. Sowohl die Anreicherung der Daten als auch die Mappings können Sie dementsprechend selbstständig einrichten.
Hierzu muss aber deutlich gesagt werden: Gehen Sie dieses Unterfangen nur dann an, wenn Sie sich sicher sind, dass
Alternativ können Sie sich an ein SAP-Beratungshaus wenden. Solange dieses sich mit den benötigten Prozessen auskennt (besonders, wenn Sie OEMs beliefern), sollte es in der Lage sein, Ihnen auch die passende Lösung liefern zu können.
Wenn Sie eine günstigere und vermutlich auch langfristig reibungslosere Lösung suchen, können Sie auch auf SAP-Erweiterungen setzen, die es als fertige Add-ons gibt. Solche vorgefertigten Lösungen haben den Vorteil, dass Sie selbst wenig Arbeit damit haben (die Installation ist gewöhnlich schnell und einfach) und jemand anderes für Sie sicherstellt, dass alle Vorgaben erfüllt sind.
