Im Business-Intelligence-Umfeld geht der Trend klar zu Self-Service-Analysen, welche Fachanwender auch ohne die Hilfe der IT-Abteilung durchführen können. Mithilfe von SAP Analysis for MS Office – dem strategischen SAP-Produkt aus dem SAP Business Objects Portfolio in der Microsoft (MS)-Office-Welt – können Nutzer Analysen direkt in der beliebten MS Excel- und PowerPoint-Umgebung durchführen. Somit ist es möglich, flexibel und schnell Einblicke in Geschäftsdaten zu gewinnen sowie intelligente Entscheidungen zu treffen, ohne auf den Komfort gewohnter Werkzeuge verzichten zu müssen.
Definition: Was ist SAP Analysis for MS Office?
SAP Analysis for MS Office (kurz SAP AfO) ist ein Add-in für Microsoft Excel und PowerPoint, mit dem Fachanwender Daten ad-hoc in ihrer gewohnten MS-Office-Funktionen analysieren können. Als Datenquellen dienen hierbei vorwiegend SAP BW (SAP Business Warehouse) und die Datenbank SAP HANA. Doch auch Non-SAP-Quellen lassen sich anbinden. Das BI-Tool unterstützt sowohl einfache Datenanalysen als auch komplexe, anspruchsvolle Reporting- und Planungsszenarien.
Der Vorgänger von SAP Analysis for Microsoft Office war der sogenannte SAP BEx Analyzer. Im Vergleich bietet Analysis for Office mehr Funktionen und eine intuitivere Bedienung. Erreicht wurde dies vor allem durch eine weitaus tiefere Integration in MS Excel.
Seit 2017 bietet SAP Analysis for MS Office zwei unterschiedliche Versionen.
Die Standardversion ist integriert in der SAP BO Enterprise Lizenz oder in der BPM Lizenz, es können also SAC Modelle angebunden werden. Die Edition for SAP Analytics Cloud ist in der SAP Analytics Cloud Enterprise integriert und bietet außerdem die Möglichkeit, direkt über Modelle aus der SAP Analytics Cloud (SAC) zu reporten und zu planen.
Seit der Version 2.8 (SP14) lassen sich darüber hinaus Daten aus der SAP Data Warehouse Cloud (DWC) direkt in Excel-Arbeitsmappen einbinden.
Dennoch bringt diese Version auch gewisse Einschränkungen mit sich, so ist beispielsweise kein Einbinden von PowerPoint, EPM-Plug In, BPC-Plug In oder BI-Plattform Service möglich.
Funktionen von SAP Analysis for MS Office
SAP Analysis for MS Office besteht im Wesentlichen aus drei Bausteinen:
- Analyse-Plug-in
- Plug-in für das Enterprise Performance Management (EMP)
- Plug-in für die Geschäftsplanung und Konsolidierung (BPC)
Die Plug-ins sind sowohl für Microsoft Excel als auch für Microsoft PowerPoint verfügbar. Nach der Installation stehen das Analyse-Plug-in und das EMP-Plug-in als neue Registerkarten der beiden MS Office Tools zur Verfügung.
SAP Analysis for Microsoft Excel
In MS Excel wird SAP Analysis for MS Office innerhalb von Arbeitsmappen verwendet. Über die folgenden Blatttypen definieren Anwender, welches Plug-in aktiviert wird:
- Analyse
- Enterprise Performance Management EPM
- Neutral
- Non-COF
Leere Blätter sind stets als „neutral“ definiert. Erst nachdem Nutzer eine Datenquelle in ein neutrales Tabellenblatt einfügen, erfolgt die Zuordnung eines der anderen Blatttypen. Das Wechseln auf ein Blatt mit einem anderen Typ aktiviert das entsprechende (andere) Plug-in.
SAP Analysis for Microsoft PowerPoint
In Analysis for Microsoft PowerPoint haben Anwender die Möglichkeit, mithilfe des Plug-ins verschiedene Datenquellen in PowerPoint-Präsentationen einzubinden. Danach lassen sich die Analysen in der PowerPoint-Umgebung optisch aufbereiten.
Das Analyse-Plug-in im Detail
Das Analyse-Plug-in von SAP Analysis for MS Office unterstützt multidimensionale Analysen von OLAP-Datenquellen in MS Excel, einen Aufbau von Excel-basierten Arbeitsmappenanwendungen und eine einfache Erstellung von BI-bezogenen PowerPoint-Präsentationen. Verfügbar ist das Plug-in für die nachstehenden MS-Office-Versionen:
- Office 365
- Microsoft Office 2019
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
In Microsoft Excel tritt das Analyse-Plug-in in Form von zwei Registerkarten in Erscheinung: „Analysis“ und „Analysis Design“. Die Daten aus den verbundenen Quellen werden in Form von Kreuztabellen angezeigt. Eine Arbeitsmappe kann mehrere Kreuztabellen mit Daten aus verschiedenen Systemen und Quellen beinhalten.
Der Designbereich dient dazu, die Daten zu analysieren und die aktuelle Ansicht zu verändern. Anzuzeigende Dimensionen und Kennzahlen lassen sich auf einfache Weise per Drag-and-Drop hinzufügen und wieder entfernen. Damit nicht nach jeder Veränderung eine Aktualisierung erfolgt, lässt sich diese pausieren. Nach Beendigung der Pause werden dann alle Änderungen umgehend übernommen.
Mithilfe von Excel-Funktionen wie bedingter Formatierung, Filter, Eingabeaufforderung, Formeln und Anzeigehierarchien können Fachanwender ihre Analysen weiter verfeinern. Ebenso lassen sich Diagramme hinzufügen, um die Inhalte zu visualisieren. Somit sind alle beliebten Excel-Features direkt auf SAP-Analysen und -Reports anwendbar.
Für Power-User, die ein besonders anspruchsvolles Arbeitsmappen-Design realisieren möchten, hält das Analyse-Plug-in eine Reihe spezieller Funktionen bereit, mit denen auf Daten und Metadaten angeschlossener BW-Systeme zugegriffen werden kann. Hinzu kommen mehrere API-Funktionen, die in Verbindung mit dem Visual Basic-Editor genutzt werden können, um unter anderem Daten zu filtern und Werte für BW-Variablen zu definieren.
Weiterhin lassen sich Geschäftsdaten mithilfe des Plug-ins auf Basis aktueller Daten der verbundenen Quellen planen. Für die Eingabe der Planungsdaten existieren zwei Optionen:
- Manuelle Eingabe in Verbindung mit BW integrierter Planung oder via dem PlugIn BPM
- Ermittlung über die Planungsfunktionen und Planungssequenzen von SAP BW Integrated Planning
Das Plug-in für die Geschäftsplanung und Konsolidierung im Detail
Neben dem Analyse-Plug-in enthält SAP Analysis for MS Office eine Komponente für „Business Planning and Consolidation“ (kurz BPC). Das BPC-Plug-in bringt die sogenannten „Business Process Flows“ aus dem Webclient von SAP Business Planning and Consolidation in die MS-Office-Umgebung. Es handelt sich dabei um klar strukturierte und nachvollziehbare Planungs- und Konsolidierungsprozesse, welche die Mitarbeiter zielgerichtet durch ihre Abschlussarbeiten führen. Verfügbar sind die Features in Excel und PowerPoint im Bereich „Activity“ auf der „Analysis“-Registerkarte.
Welche Vorteile hat SAP Analysis for MS Office?
SAP Analysis for MS Office bietet eine ganze Reihe von Vorteilen. Die Applikation ist sehr intuitiv zu bedienen und eröffnet Anwendern die Möglichkeit, individuelle Analysen auch ohne die Unterstützung der IT-Abteilung durchzuführen. Die Nutzer bewegen sich hierbei in der gewohnten Excel-Umgebung, die nicht nur im Controlling sehr beliebt ist. Somit können sie den Komfort bekannter Werkzeuge weiterhin nutzen, während sie Daten aus diversen Quellen auf einfache Weise anbinden und miteinander verknüpfen. Selbst die Analyse großer Datenmengen ist möglich. Da die Informationen jederzeit aktualisiert werden können, sind die Anwender zudem stets auf dem aktuellen Stand.
Zusammengefasst stellen sich die Vorteile von SAP Analysis for MS Office wie folgt dar:
- Flexible Analysen großer Datenmengen im Self-Service
- Sehr geringer Schulungsaufwand aufgrund intuitiver Bedienung („Pivot-like“)
- Anwendung direkt durch den Fachbereich – kein (oder nur geringer) IT-Support erforderlich
- Einfach in das bestehende Berichts- und Planungswesen zu integrieren
- Zeiteinsparung durch die Wiederverwendung von Inhalten und die Automatisierung von Analyseprozessen
- Performante Echtzeit-Datenversorgung (basierend auf der In-Memory-Technologie HANA)
- Erweiterbar um Planungsszenarien, sollten diese lizensiert und im Einsatz sein (durch „Embedded BPC“)
- Zentrale oder lokale Ablage von Excel-Workbooks möglich (inkl. Offline-Bearbeitung)
Fazit
Insgesamt kann SAP Analysis for MS Office als kleines Add-in mit großer Wirkung bezeichnet werden. Denn die Erweiterung bringt deutlichen Mehrwert in die bestehenden Planungs- und Berichtsprozesse eines Unternehmens. Allen voran wird die breite Masse der Fachanwender in die Lage versetzt, Analysen in Eigenregie durchzuführen. Neben systemischen Voraussetzungen ist lediglich ein (meist ohnehin vorhandenes) fundiertes Excel-Know-how nötig.
Dank der tiefen Excel-Integration können alle gängigen Features des beliebten Tabellenkalkulationsprogramms für Analysen, Reports und Planungsprozesse genutzt werden. So ist es beispielsweise möglich, ansprechend formatierte Excel-Berichte inklusive Grafiken zu erstellen. Bei Bedarf können die Auswertungen zudem problemlos in PowerPoint-Präsentationen eingebettet werden. Dabei bleibt die Anbindung an die Quellsysteme kontinuierlich bestehen. Die Inhalte der Analysen sind somit nicht nur in MS Excel, sondern auch in PowerPoint stets auf dem aktuellen Stand.
Im Übrigen lässt sich SAP Analysis for MS Office sehr einfach implementieren. Das Add-in wird lokal auf den Endgeräten der Nutzer installiert. Nach einem kurzen Setup-Prozess stehen die Funktionen bereits in Microsoft Excel und PowerPoint zur Nutzung bereit.
FAQ
Die wichtigsten Begriffe im Zusammenhang mit SAP Analysis for Microsoft Office erklären wir hier:
SAP Analysis for Microsoft Office ist eine Business-Intelligence-Lösung, mit der sich SAP- und Non-SAP-Daten innerhalb von Microsoft Excel und PowerPoint multidimensional analysieren und visualisieren lassen.
SAP Analysis for Microsoft Office bietet eine Reihe von Analyse-Funktionen für Fachanwender, mit der Geschäftsdaten verknüpft, untersucht und präsentiert werden können. Notwendig sind hierfür lediglich Kenntnisse in MS Excel und/oder PowerPoint sowie im besten Fall Kenntnisse über die zugrundeliegenden Datenquellen.
