Vier LKWs stehen vor einem Logistikzentrum bereit die Ware nach Lieferplan einzuladen und auszuliefern.

Lieferantenerklärung

Die Europäische Union hat mit einer Vielzahl von Ländern und Ländergruppen Präferenzabkommen geschlossen. Diese Präferenzabkommen stärken die Handelsbeziehungen und den Warenaustausch zwischen den beteiligten Staaten, in dem Zölle und andere Handelsbarrieren abgebaut werden.

Um beim Export in ein Abkommensland von einem Präferenzabkommen profitieren zu können, muss insbesondere die Ware spezielle Voraussetzungen erfüllen. Diese Voraussetzungen müssen beim Export in der Regel in einem formalen Präferenznachweis (z.B. Warenverkehrsbescheinigung EUR.1) dokumentiert und bei Bedarf gegenüber den Zollbehörden auch nachgewiesen werden können.
Die Vorlage des Präferenznachweises bei der Einfuhrzollanmeldung im Bestimmungsland wiederum bildet die Grundlage für die begünstigte Einfuhrabwicklung.

1. Definition: Was ist eine Lieferantenerklärung?

Eine Lieferantenerklärung ist ein Dokument, in dem der Lieferant dem Käufer/Empfänger Angaben zur Präferenzursprungseigenschaft der gelieferten Ware(n) macht. Lieferantenerklärungen werden fast ausschließlich bei Warenlieferungen innerhalb der Europäischen Union eingesetzt. Rechtsgrundlage für die Ausstellung von Lieferantenerklärungen in der EU sind im Wesentlichen der Zollkodex der Union (UZK) und deren Durchführungsverordnung.

Lieferantenerklärungen unterliegen keiner Formvorschrift und können als eigenständiges Dokument oder als Erklärung auf einer Rechnung, einem Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier mit Bezug zum Geschäftsvorgang abgegeben werden. Jedoch ist deren genauer Wortlaut in der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 verbindlich geregelt und zwingend einzuhalten. Bereits kleinere Abweichungen können zu einer Nichtanerkennung durch die Behörden führen.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausfertigung einer Lieferantenerklärung besteht nicht, jedoch kann ein Lieferant (kauf-)vertraglich zur Ausfertigung verpflichtet werden.

2. Welche Arten von Lieferantenerklärungen gibt es und worin unterscheiden sich diese?

Grundsätzlich wird bei Lieferantenerklärungen zwischen Erklärungen für Waren mit und ohne Präferenzursprungseigenschaft unterschieden.

2.1 Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft

Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft bestätigen einem in der EU ansässigen Empfänger die präferenzielle Ursprungseigenschaft einer Ware. Diese Ursprungseigenschaft ist pro Präferenzabkommen der EU (möglichen zukünftigen Empfangsländern) zu prüfen und gegebenenfalls einzeln zu bestätigen, da sich die Bedingungen zur Erlangung der Präferenzeigenschaft durchaus von Abkommen zu Abkommen unterscheiden können.

Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft müssen Auskunft geben über:

    • das präferenzielle Ursprungsland und
    • für welche Präferenzregelungen (möglicher späterer Bestimmungsländer) die Ursprungsregeln erfüllt sind.

2.2 Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft

Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungs­eigenschaft bestätigen dem Empfänger nicht die Präferenzursprungs­eigenschaft der gelieferten Ware selbst, da diese (noch) nicht vollständig erreicht wurde. Stattdessen geben sie Auskunft über den Ursprung der verwendeten, in der Regel fremdbeschafften Vormaterialien. In der Praxis findet diese Form der Lieferantenerklärung jedoch nur wenig Anwendung und wird daher in diesem Artikel nicht weiter berücksichtigt.

3. (Einzel-)Lieferanterklärung versus Langzeitlieferantenerklärung

Eine weitere Unterscheidungsmöglichkeit besteht darin, auf welche Lieferung(en) in einer Lieferantenerklärung Bezug genommen wird.

Bezieht sich die Lieferantenerklärung auf genau eine Warenlieferung, so spricht man häufig von einer Einzelerklärung. Diese Form eignet sich besonders für Geschäfte, bei denen von vornherein keine regelmäßige Belieferung des Empfängers mit der betreffenden Ware geplant ist oder die gelieferte Ware so beschaffen ist (z.B. Einzelanfertigung, konfigurierte Waren), dass eine regelmäßige Belieferung unwahrscheinlich oder ausgeschlossen ist.

Das Gegenstück dazu ist die Langzeitlieferantenerklärung. Diese Erklärung kann für zukünftige Lieferung für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten abgegeben werden. Der Aussteller der Erklärung verpflichtet sich dabei, den zugrundeliegenden Sachverhalt regelmäßig zu prüfen und im Falle von Änderungen, die zu einer abweichenden Präferenzaussage führen, die Langzeitlieferantenerklärung zu widerrufen.

Langzeitlieferantenerklärungen müssen folgende Informationen beinhalten:

    • Name und Anschrift des liefernden Unternehmens
    • Name und Anschrift des belieferten Unternehmens
    • Aufzählung der Abkommensländer oder Ländergruppen, für die die Erklärung gilt
    • Gültigkeitszeitraum (max. 24 Monate)
    • Angaben zum gelieferten Produkt und dessen Ursprungseigenschaft
    • Informationen zur Kumulierung
    • Mitteilungszusicherung bei Änderungen
    • Datum, Name und Unterschrift des Ausstellers

4. Wozu dienen Lieferantenerklärungen?

Die Angaben zum Präferenzursprung aus einer Lieferantenerklärung können gleichermaßen beim Export in ein präferenzbegünstigtes Land wie auch bei Lieferungen innerhalb der EU zum Tragen kommen. Folgende Szenarien sind dabei relevant:

    • Anträgen auf Ausstellung von Ursprungsnachweisen durch die Zollstelle (Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1, EUR-MED, Auskunftsblatt INF 4)
    • Ausfertigung von nichtförmlichen Präferenznachweisen wie Ursprungserklärungen auf der Rechnung (u.a. für Ermächtigte Ausführer [EA] und Registrierte Ausführer [REX])
    • Ausfertigung von Folge-Lieferantenerklärungen


Lieferantenerklärungen dokumentieren zunächst den präferenziellen Status von Materialien, die bei EU-ansässigen Dritten bezogen wurden. Werden die bezogenen Materialien im unveränderten Zustand weiterverkauft und geliefert (z.B. bei Handelsware oder häufig bei Ersatzteilen), dann ist die Sache verhältnismäßig einfach: die Lieferantenerklärung des eigenen Lieferanten gilt 1:1 als Vornachweis für die Folgeerklärung. Der präferenzielle Status kann direkt übernommen werden.

Etwas komplizierter verhält es sich bei Herstellern und Produzenten. Hier fließen Vorprodukte im Rahmen des Herstellungsprozesses in ein Endprodukt ein und gehen darin auf. Für das Erreichen der Präferenzbegünstigung sehen die Präferenzabkommen dedizierte Regeln bzw. Bedingungen vor, die einem Endprodukt über dessen Statistische Warennummer, genauer dessen HS-Code, zugeordnet werden können. Die häufigste Form der Präferenzregel ist dabei die Wertregel.

Daneben gibt es auch noch andere Regeln, wie etwa Tarifsprungregeln oder Regeln, die eine bestimmte Art der Be- und Verarbeitung im Produktionsprozess vorschreiben. Zudem gibt es auch Mischformen, die bestimmte Bedingungen kombinieren. Bei der reinen Wertregel wird der Ab-Werk-Preis des Endproduktes in ein Verhältnis zu den nichtpräferenzbegünstigten Vorprodukten gebracht. Die Summe der nichtpräferenzbegünstigen Vorprodukte darf dabei wertmäßig nur einen bestimmten Prozentsatz (laut Präferenzregel) des Endproduktes ausmachen. Wird dieser prozentuale Anteil überschritten, verliert das Endprodukt seine Präferenzberechtigung. Bleibt der prozentuale Anteil unter der Schwelle, so erhält das Endprodukt im Ganzen die Zollpräferenz.

Der Prozess der Bewertung wird als Präferenzkalkulation bezeichnet.

5. Was ist die Präferenzursprungseigenschaft?

Die Präferenzursprungseigenschaft einer Ware ist die entscheidende Voraussetzung, um bei Lieferungen zwischen Staaten, die an einem Präferenzabkommen beteiligt sind, von den Zoll- (und damit Kosten-) Vorteilen zu profitieren. Die Präferenzursprungseigenschaft der Ware muss dem Empfänger durch einen im Präferenzabkommen vorgesehenen Nachweis vom Versender/Ausführer bestätigt werden. Am häufigsten kommen hierfür Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1 sowie Ursprungserklärungen auf den Handelsrechnungen zu Einsatz.

 

Die präferenzielle Ursprungseigenschaft einer Ware kann durch folgende Sachverhalte begründet werden:

    1. Vollständige Gewinnung oder Herstellung in der EU
      Von vollständiger Gewinnung spricht man in diesem Zusammenhang vor allem bei landwirtschaftlichen Erzeugnissen sowie Waren, die direkt der Natur entnommen werden.
      Die vollständige Herstellung setzt voraus, dass alle für die Herstellung eines Produktes verwendeten Vorprodukte und Materialien aus der EU stammen müssen.
    2. Ausreichende Be- oder Verarbeitung
      Stammen nicht alle seine Vorprodukte und Materialien aus EU- oder Abkommensländern, so muss das Endprodukt zumindest ausreichend be- oder verarbeitet werden. Was als ausreichende Be- oder Verarbeitung anerkannt wird regeln im Detail die Protokolle zu den Präferenzabkommen („Liste der ausreichenden Be- und Verarbeitungen“). Minimalbehandlungen, wie etwa Verpacken, Waschen, Entstauben oder andere erhaltenden Tätigkeiten, reichen hierfür nicht aus.
    3. Vorliegen einer Lieferantenerklärung bei Handelsware
      Wird Ware nicht be- oder verarbeitet, sondern im unveränderten Zustand weiterverkauft (Handel), so ist für die präferenzielle Ursprungseigenschaft gegebenenfalls die Lieferantenerklärung des Vorlieferanten heranzuziehen. Weißt die Erklärung des Lieferanten die Ursprungseigenschaft der Ware aus, so kann diese für einen Folgenachweis übernommen werden.

6. Lieferantenerklärungen als Bestandteil der Präferenzabwicklung

Wie oben geschildert ist die Lieferantenerklärung ein zentraler Bestandteil der Präferenzabwicklung. Dieser Prozess wird vor allem für Unternehmen mit vielen Lieferanten sehr komplex. Hersteller von zusammengesetzten Produkten wie Maschinen und Anlagen, Automobilen oder auch Elektronik setzen ihre Produkte meist aus zahlreichen Bauteilen zusammen, die sie von unterschiedlichen Lieferanten beziehen.

Für die Präferenzabwicklung müssen sie

    • alle Lieferantenerklärungen zu in der EU fremdbeschafften Produkten anfordern und deren Rücklauf überwachen,
    • die Lieferantenerklärungen auf Plausibilität prüfen,
    • die Lieferanterklärungen und die Ursprungsaussagen der fremdbezogenen Materialien in geeigneter Form (idealerweise IT-System gestützt) verwalten
    • auf Basis der der Vorprodukte, der Endprodukte und deren Präferenzregeln eine Präferenzkalkulation durchführen,
    • die Ergebnisse der Präferenzkalkulation in der Auftragsabwicklung verwerten
    • und die notwendigen Nachweise erstellen (Warenverkehrsbescheinigungen, Ursprungserklärungen, Lieferantenerklärungen).

Die Präferenzabwicklung ist dementsprechend ein aufwendiger Prozess. Wird dieser manuell abgewickelt, kostet das viel Zeit. Noch dazu können Fehler entstehen, die im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen zur Folge haben oder zu Zollnachzahlungen im Empfangsland führen. Eine automatisierte Abwicklung mithilfe von Softwarelösungen ist daher deutlich effizienter.

FAQ

Was ist eine Lieferantenerklärung?

Eine Lieferantenerklärung ist ein Nachweis, in der ein Lieferant Informationen zur Präferenzursprungseigenschaft der gelieferten Waren gibt. Je nach Präferenzabkommen können so Zollvergünstigungen legitimiert werden.

Woraus besteht eine Lieferantenerklärung?

Die Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft enthält Informationen über die verwendeten Vormaterialien. Für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft besteht die Lieferantenerklärung aus den Angaben zum präferenziellen Ursprungsland und für welche Präferenzregelungen die Ursprungsregeln gegeben sind.