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Lieferabrufe und Bestellungen

Mehr Transparenz über die Bedarfe Ihrer Kunden

Die Abwicklung von Lieferabrufen ist in der Automobilindustrie weit verbreitet. Für Sie als Zulieferer kann das Arbeiten nach diesem Prinzip trotzdem herausfordern sein. SAP-Systeme bieten zu wenig Transparenz und nur eingeschränkte Funktionen, um Lieferabrufe zu überwachen und zu kontrollieren.

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Langfristige Kundenbeziehungen sind eine schöne Sache – vor allem, wenn ein Kunde immer wieder Waren und Materialien bei Ihnen bestellt, denn das bedeutet stabilen Umsatz. Damit Sie nicht jedes Mal von Einzelbestellungen überrascht werden, können Sie alternativ eine Abwicklung über Lieferabrufe vereinbaren.

Dann erhalten Sie – meist mit ein wenig Vorlauf – Informationen darüber, was zukünftig von Ihrem Kunden abgerufen wird. Sie profitieren von der Sicherheit und Planbarkeit und haben eine gute Basis für Ihre eigene Fertigungs- und Einkaufsplanung.

Lieferabrufe (LAB) sind dazu da, Bestellungen und Aufträge Ihrer Kunden standardisiert an Sie zu übermitteln. Dieses Prinzip soll die Kommunikation vereinfachen und beschleunigen

Lieferabrufe enthalten in der Regel:

  • Einteilungen in einzelne Bestellungen
  • Bestellmengen und dazugehörige Liefertermine
  • Fortschrittzahlen (kumulative Menge von bereits abgerufenen Materialien/Produkten)
  • Zusätzlich gibt es oft noch sogenannte Feinabrufe (FAB), die genaue Informationen zur nächsten Lieferung enthalten und die in der Regel bindend sind. In solchen Fällen haben Lieferabrufe nur eine Vorschaufunktion.

Grundlage für Lieferabrufe sind in der Regel Abnahmevereinbarungen, die zwischen Ihren Kunden und Ihnen getroffen werden.

Automobilindustrie – Hier sind Lieferabrufe der Standard

Bei allen Vorteilen muss dazu gesagt werden, dass es meist keine freiwillige Entscheidung ist, mit Lieferabrufen zu arbeiten. In der Automobilindustrie wird dieses Vorgehen meist von den Automobilherstellern vorausgesetzt. Zulieferer müssen dann sicherstellen, dass die Prozesse und Systeme reibungslos und korrekt funktionieren. 

Dazu gibt es unter anderem vom deutschen Verband der Automobilindustrie (VDA) genaue Empfehlungen, wie die Arbeit mit Lieferabrufen im Detail auszusehen hat. 

Wo gibt es Probleme mit Lieferabrufen mit SAP?

SAP-Systeme haben ein eigenes Dateiformat für ein- und ausgehende Nachrichten, die sogenannten IDocs. Auch Lieferabrufe werden als IDoc-Nachricht in das System übernommen, auch wenn sie von Ihren Kunden gewöhnlich diese und andere Nachrichten in standardisierten EDI-Formaten wie EDIFACT erhalten. Hierzu benötigen Sie zunächst einen EDI-Konverter, der aus den EDI-Nachrichten IDocs erstellt. Für eine korrekte und vollständige Übernahme der Daten empfehlen sich außerdem noch Mappings

Danach sind SAP-Systeme grundlegend in der Lage, den Lieferabrufprozess zu unterstützen, doch es hakt immer wieder. Ein großes Problem ist, dass Anwender*innen sicherstellen müssen, dass die Daten vollständig und korrekt in das SAP-System übertragen werden, dass die Lieferabrufe auch den vereinbarten Mengen entsprechen und dass die abgerufenen Mengen zum richtigen Zeitpunkt geliefert werden können. Je mehr Kunden Sie als Lieferant bedienen, desto komplizierter wird es, alle eingehenden Lieferabrufe für jedes Material von jedem Kunden zeitnah zu prüfen und zu bearbeiten.

Die Zukunft von IDoc-Nachrichten

Vermehr setzt auch SAP auf andere Nachrichtenformate als das eigene Standard-IDoc-Format. Unter SAP TM aber auch N-JIT werden stattdessen XML-Soap-Nachrichten genutzt.

Welche Auswirkungen das hat, können Sie hier nachlesen:

Kennen Sie diese Herausforderungen?

Im SAP-Standard fehlen Funktionen, mit denen Sie Lieferabrufe prüfen, überwachen und bearbeiten können.

Sie erhalten zahlreiche Lieferabrufe als IDoc-Nachrichten in Ihrem SAP System, allerdings ist es sehr aufwendig, die Datensätze zu überwachen, zu ändern und zu verarbeiten.

Sie haben mit Ihren Kunden vereinbart, welche Mengen abgerufen werden können, doch Ihr SAP-System ist nicht in der Lage, die Abrufe auf solche Vereinbarungen hin zu überprüfen.

Sie müssen verschiedene Bedarfe (auch Einzelaufträge oder Feinabrufe) erfüllen, können aber nicht genau einschätzen, ob Ihre Kapazitäten dafür ausreichen.

Schwankende Bedarfe Ihrer Kunden bemerken Sie gar nicht oder zu spät, weil Sie Veränderungen im Abrufverhalten nicht beobachten und analysieren können.

Und was ist mit Bestellungen?

Auch wenn Sie nicht oder nur teilweise mit Lieferabrufen arbeiten und stattdessen meist Einzelaufträge oder Bestellungen erhalten: SAP-Systeme bieten auch hier nur eingeschränkte Möglichkeiten für die Bearbeitung, die Überwachung und die Einarbeitung von IDocs. Auch wenn es für diese Abwicklung meist keine Rahmenverträge gibt, benötigen Sie die volle Transparenz, um entscheiden zu können, ob die eingehenden Nachrichten vollständig und korrekt sind, ob sie gegen Mengenvorgaben verstoßen oder ob sie die Bedarfe überhaupt erfüllen können. 

Wann sind unsere Add-ons die passende Lösung für Sie?

Sie sind Zulieferer in der Automobilindustrie und arbeiten mit mehreren Kunden zusammen, die eine Abwicklung über Rahmenvereinbarungen erwarten.

Ihr Auftragsmanagement ist regelmäßig überlastet, weil die manuelle Prüfung aller eingehender Lieferabrufe oder Bestellungen zu zeitaufwendig ist.

Sie sind unglücklich über die fehlenden Monitoring- und Analysefunktionen in Ihrem SAP-System.

Zu oft müssen Sie manuell nacharbeiten, wenn im Standard beispielsweise wichtige Daten fehlen oder nicht automatisch übernommen werden.

Sie mussten schon Audits und Strafzahlungen für Fehllieferungen oder teure Sondertransporte über sich ergehen lassen, die mit mehr Transparenz hätten verhindert werden können.

Whitepaper: Weniger Stress im Auftragsmanagement - Welche Lösung hilft wirklich?

Mitarbeiter im Auftragsmanagement können viele Geschichten über Stress erzählen. Warum ist das so und gibt es dafür eine Lösung? Das Whitepaper wirft mit Ihnen gemeinsam einen Blick auf einen typischen Arbeitsalltag zwischen Kunden, Einkauf und unzureichenden SAP-Funktionalitäten.

Titelseite zum Whitepaper: Weniger Stress im Auftragsmanagement: Welche Lösung hilft wirklich?, abgebildet auf einem Tablet.

WSW Add-ons: So arbeiten Sie optimal mit Lieferabrufen in SAP!

Unsere Add-ons SPEEDI und JUNIQ ermöglichen es Ihnen, in Ihrem SAP-System Lieferabrufe effizienter zu bearbeiten. Diese lassen sich sogar teilweise auch bei Einzelbestellungen einsetzen, um auch hier eingehende IDocs zu überwachen. Wir helfen Ihnen, funktionale Lücken zu schließen und mehr Transparenz und Effizienz bei allen eingehenden Bestellungen, Liefer- und Feinabrufen zu erhalten. 

Unsere Prozesslösungen für reibungslose Prozesse

Probleme mit dem SAP Standard
  • Überwachung von ein- und ausgehenden Datensätzen ist im Standard nur über verschiedene SAP-Transaktionen möglich; es gibt keine anwenderfreundliche Visualisierung zu sämtlichen Nachrichten.
  • Sie und Ihre Mitarbeiter*innen haben einen großen manuellen Aufwand zur Überwachung, Anpassung und Verarbeitung von Datensätzen.
Funktionen unserer Lösung
  • Visualisierung und Anzeige von betriebswirtschaftlich relevanten Daten und sämtlicher wichtiger Angaben
  • Absprung auf alle wichtigen Daten aus dem Monitor heraus und direkte Verarbeitung der Datensätze
Vorteile mit WSW-Add-ons
  • Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten
  • Anwenderfreundliche Visualisierung
  • Immense Zeitersparnis bei der Bearbeitung und Überwachung von IDocs
  • Einfacher Einsatz in zahlreichen Abteilungen dank Selektions- und Einschränkungsmöglichkeiten
  • Optional umfangreiche revisionssichere Anpassungsmöglichkeiten von IDoc-Inhalten
Probleme mit dem SAP Standard
  • Auf der einen Seite haben Sie verschiedene Bedarfe (Feinabrufe, Einzelaufträge, Musterlieferungen, Auslieferungsaufträge, etc.), auf der anderen Seite Engpässe (Kapazitätsgruppen), die die Materialbereitstellung an Ihren Kunden einschränken können. Im SAP-Standard fehlt hier allerdings der Überblick – eine Situation, aus der heraus sich schlecht planen lässt
  • Sie und Ihre Mitarbeiter*innen haben einen großen manuellen Aufwand zur Überwachung, Anpassung und Verarbeitung von Datensätzen.
Funktionen unserer Lösung
  • Bildung individueller Kapazitätsgruppen
  • Erstellung von Selektionsvarianten auf Basis von Vertriebs- und Materialdaten
  • Verbindung von Kapazitäts- und Bedarfsgruppen über sogenannte Betrachtungsgrundlagen
Vorteile mit WSW-Add-ons
  • Schnelle Aussagen über Liefertreue und Störungen in der Supply Chain möglich
  • Flexibilität: Verschiedene Kapazitäts- oder Materialgruppen und variable Zeiträume auswertbar
  • Einfache und schnelle Auswertung direkt in SAP ohne manuelle Analysen über Excel
  • Vereinbarungen mit Kunden können geprüft und besser verhandelt werden.
Probleme mit dem SAP Standard

Bei Vereinbarungen über Mengen in Abrufen bietet der SAP-Standard nur wenige Mittel, um Abweichungen von den vereinbarten Toleranzgrenzen zu überwachen und abzufangen. Die verfügbaren Toleranzprofile reichen in der Regel nicht aus.

Funktionen unserer Lösung
  • Tagesgenaue oder zeitraumgesteuerte Prüfung über Fortschrittszahlen oder Mengen
  • Konfiguration von Toleranzgrenzen auf Organisations-, Kunden-, Werks-, Abladestellen-, oder Lieferplanebene
  • Konfiguration prozentualer und absoluter Abweichungen
  • Automatisierte Email-Benachrichtigung bei Abweichungen und bei Bedarf Stopp des IDocs vor der Einarbeitung ins System
Vorteile mit WSW-Add-ons
  • Flexible Konfiguration nach Ihren Ansprüchen
  • Intuitive Visualisierung und detaillierte Darstellung
  • Automatisierte, einfachere und schnellere Prüfung von eingehenden Abrufen
  • Bessere Verhandlungsgrundlage gegenüber Ihren Kunden
Probleme mit dem SAP Standard

SAP-Standardvergleiche können zukünftige Mengenänderungen, rückwirkende schleichende Erhöhungen und Senkungen der Bedarfe nicht auswerten. Hier ist außerdem nur der Vergleich von exakt zwei Abrufen innerhalb eines Lieferplans möglich und es gibt keine gezielte Datenanalyse. Die Konsequenzen können bei Ihnen zu Lieferproblemen, -ausfällen oder zu Überproduktion führen.

Funktionen unserer Lösung
  • Selektion, Aufbereitung und Darstellung Ihrer Daten nach Ihren Bedürfnissen
  • Gezielte Such- und Zugriffsmöglichkeiten auf Toleranzverletzung
  • Erkennung von Abruftendenzen auch über längere Zeiträume
  • Praxisgerechte Aufbereitung der Ergebnisse
Vorteile mit WSW-Add-ons
  • Flexibilität und Transparenz in der Selektion, Aufbereitung und Darstellung Ihrer Daten
  • Echtzeitdaten ohne manuelle Aufbereitung verfügbar
  • Vermeidung von Störungen in Ihrer Lieferkette aufgrund von schwankenden Bedarfen und optimale Grundlage für Preis- und Mengenverhandlungen mit Ihren Kunden.
Probleme mit dem SAP Standard

Der Standard-Monitor EMFOR enthält nur eingeschränkte Selektionsmöglichkeiten: Es fehlen Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte oder Materialnummer. Eingehende IDocs, die nicht eingearbeitet werden können, werden nicht markiert; Absprünge auf Steuertabellen oder den Debitorenstamm fehlen. Archivierte IDocs können nur in eigens dafür vorgesehenen separaten Transaktionen eingesehen werden. Im alltäglichen Umgang mit Liefer- und Feinabrufen bedeutet das einen erheblichen Mehraufwand. 

Funktionen unserer Lösung
  • Abrufe können überwacht, angepasst und eingearbeitet werden.
  • Wichtige Selektionsfelder und Absprungmöglichkeiten in die Steuertabellen stehen zur Verfügung
  • Selektion von Massendaten
Vorteile mit WSW-Add-ons
  • Anwenderfreundliche Selektion und Visualisierung wichtiger Daten
  • Komfortable Absprünge und zahlreiche Eingriffs- und Prüfmöglichkeiten
  • Mehr Transparenz und deutlich reduzierter Aufwand für Ihre Mitarbeiter
Probleme mit dem SAP Standard
  • Im SAP-System können eingehende bzw. ausgehende IDoc-Nachrichten nicht auf deren Inhalte hin geprüft, überwacht, geändert oder angepasst werden.
  • Alternativ werden diese Eingriffe in der Regel in einem Mapping oder durch aufwändige und kostenintensive Modifikationen umgesetzt werden. 
Funktionen unserer Lösung
  • Umsetzen von Werten sämtlicher IDoc-Felder.
  • Einstellungsmöglichkeiten für bestimmte Werte in Zielfeldern in Abhängigkeit von Inhalten des Quellfeldes
  • Festlegung von Ausgabeoptionen im Zielfeld über diverse Formatierungen möglich
Vorteile mit WSW-Add-ons
  • Eingriffe in eine IDoc-Struktur im SAP-System direkt möglich ohne zusätzliches Subsystem
  • Keine Programmierung mehr notwendig, sondern nur noch Konfiguration
  • 100% Revisionssicherheit bei jedem Eingriff in eine IDoc Struktur

Whitepaper: Auftragsmanagement mit SAP

Wer sich mit Lieferabrufen und Lieferplänen beschäftigt, weiß, dass SAP-Lösungen für Auftragsmanagement-Prozesse leider sehr eingeschränkt sind. Dabei nutzen die meisten Unternehmen noch nicht einmal alle zur Verfügung stehenden Funktionen. Dieses Whitepaper untersucht, welche Möglichkeiten SAP-Systeme bieten, wie sie noch besser genutzt und wie Sie damit Lieferengpässe vermeiden können.

Titelseite zum Whitepaper: Auftragsmanagement: Holen Sie das meiste aus Ihrem SAP-System heraus?, abgebildet auf einem Tablet.

Ihre Vorteile mit unseren Add-ons

So profitieren Sie von reibungslosen Lieferabrufprozessen

Transparenz und Effizienz

Mit unseren Add-ons treffen Sie schneller Entscheidungen, indem Sie genauer über alle eingehenden Liefer- und Feinabrufe Bescheid wissen. Mithilfe von Monitoren und Analysen wissen Sie jederzeit, welche Abrufe erfüllbar sind.

Sichere Verhandlungsbasis

Mit einer vollständigen und jederzeit aktuellen Datenbasis können Sie sicher in Verhandlungen mit Ihren Kunden gehen: Waren alle Abrufe innerhalb von vereinbarten Grenzen? Haben sich Abrufmengen verändert und passen Sie noch zu den Vertragsinhalten? Mit unseren Add-ons sind Sie jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Weniger Aufwand und Fehler

Da Ihre Mitarbeiter*innen nicht jeden Abruf im Detail prüfen müssen, sparen Sie relevant Zeit ein. Disponent*innen oder Supply Chain Manager können sich intensiver auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren und müssen nicht mehr konstant auf spontane Notfälle reagieren.

Schnelle Implementierung und Return on Investment

Unsere SAP-basierten Add-ons sind vorbereitete und erprobte Standardlösungen, die Sie schnell in Ihre Systeme implementieren können. Mit Automatisierungs- und Transparenzfunktionen sparen Sie so viel Zeit, dass sich die Investition innerhalb von kürzester Zeit rechnet.

Lust auf unsere Add-ons? So geht es weiter!

Terminanfrage

Über unsere Website können Sie ein unverbindliches Gespräch mit unserem Team vereinbaren.

Erstgespräch

Im ersten Termin wollen wir Sie und Ihre Anforderungen kennenlernen. So lässt sich am besten prüfen, welche unserer Produkte und Leistungen am besten zu Ihnen passen.

Kennenlernen

Anschließend sprechen wir im Detail mit Ihnen über Ihre Herausforderungen, Ihre vorhandenen Prozesse und Systeme, um gemeinsam zu prüfen, wie Sie bestmöglich von unseren SAP-basierten Add-ons profitieren können. Dazu gehört bei Bedarf auch eine persönliche Systemdemonstration.

 

Zusammenarbeit

Sie sind von unseren Add-ons überzeugt? Dann starten wir gemeinsam die Planung für das Implementierungsprojekt.

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Jörg Müllender

Head of Sales

T: +49 89 895089 456
M: joerg.muellender@wsw.de

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