SPEEDI Umsatzsteuer-IdNr.-Prüfung in SAP

Prüfung der USt-IdNr. auf Gültigkeit und Zugehörigkeit


Anforderung

Mit dem Inkrafttreten der „Quick Fixes“ als Teil der neuen Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie der EU-Kommission unterliegt die Steuerbefreiung für Lieferungen innerhalb der EU seit Januar 2020 deutlich verschärften Anforderungen. Umsatzsteuerbefreit sind dann nur noch Lieferungen, bei denen beide Partner über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verfügen. Die qualifizierte Abfrage der USt-IdNr. von Kunden im EU-Ausland, aber auch der korrekte Ausweis der Lieferungen in der „Zusammenfassenden Meldung“ gewinnen damit enorm an Bedeutung. Allerdings lässt sich die USt-IdNr. im SAP-Standard weder auf Gültigkeit noch auf die Zugehörigkeit zu einem Kunden prüfen.

Lösung

Hier setzt die SPEEDI-Lösung „Umsatzsteuer-IdNr.-Prüfung“ an. Sie erweitert den SAP-Standard modifikationsfrei um die Möglichkeit, die Gültigkeit einer USt-IdNr. im Portal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) bzw. in der MIAS-Suchmaschine der EU-Kommission festzustellen. Im BZSt-Portal kann mit der SPEEDI-Lösung darüber hinaus eine qualifizierte USt-IdNr.-Abfrage vorgenommen und eine schriftliche „amtliche Bestätigung“ angefordert werden. Die entsprechenden Einstellungen erfolgen – komfortabel und vollständig in die SAP-Software (SAP ERP bzw. SAP S/4HANA) integriert – einfach per Mausklick.

Eine Gültigkeitsprüfung kann sowohl für eine einzelne USt-IdNr. als auch für die in den Kreditoren- oder Debitorenstammdaten von SAP ERP bzw. für die im zentralen SAP-S/4HANA-Geschäftspartner hinterlegten Nummern durchgeführt werden.

Das Ergebnis einer solchen dialoggestützten und qualifizierten Prüfung inklusive Adressprüfung beim BZSt wird übersichtlich auf einem Monitor visualisiert. Ampelfunktionen zeigen an, ob die Abfrageinformationen (USt-IdNr., Firmenname, Land, Ort, Postleitzahl, Straße) mit den SAP-Stammdaten übereinstimmen. Eine rote Ampel weist auf einen Fehler bei der USt-IdNr. und/oder anderen Angaben hin, sodass der Bearbeiter umgehend die notwendigen Maßnahmen einleiten und die Informationen eruieren und korrigieren kann.

Wird ein Einzelauftrag oder ein SD-Lieferplan bearbeitet, prüft eine spezielle SPEEDI-Routine die Korrektheit der USt-IdNr. des Kunden. Im Fall einer ungültigen bzw. fehlerhaften Angabe setzt SPEEDI automatisch eine Liefersperre.

Die SPEEDI-Lösung wird entsprechend den Anforderungen der neuen Regelungen zur Mehrwertsteuerprüfung durch die Quick Fixes ständig weiterentwickelt und verbessert. Geplant ist zum Beispiel, Ansprechpartner zu definieren, die im Fall einer negativen USt-IdNr.-Prüfung sofort per E-Mail informiert werden und den Vorgang weiterverfolgen. In naher Zukunft soll es außerdem möglich sein, bei Anlage bzw. Speicherung eines Vertriebsbelegs gleichzeitig die USt-IdNr. in der MIAS-Suchmaschine zu prüfen und direkt im Beleg eine Liefersperre zu setzen, falls die Nummer ungültig ist. Darüber hinaus soll ein weiterer SPEEDI-Monitor für eine noch einfachere Analyse von Prüfungsergebnissen sorgen.

Beratung

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