SAP Gelangensbestätigung mit SPEEDI

Mit SPEEDI managen Sie Gelangensbestätigungen durchgängig automatisiert in SAP

Die Gelangensbestätigung ist ein umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebener Zustellnachweis bei steuerfreien Lieferungen innerhalb der EU (§ 4 Nr. 1b UStG, § 6a UStG in Verbindung mit § 17a UStDV). Der Nachweis dokumentiert, dass eine Ware auch tatsächlich beim Empfänger angekommen ist. Dabei muss die Zustellung der Ware am Zielort - auch „Verbringungsnachweis von Ware“ genannt - lückenlos nachweisbar sein. Können Unternehmen die Gelangensbestätigung nicht vorweisen, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen und für die Lieferung Umsatzsteuer festlegen.

Der SAP-Standard bildet die Prozesse rund um die Gelangensbestätigung nur unzureichend ab. In vielen Unternehmen erfolgt die Abwicklung manuell, was wiederum aufwendig und fehleranfällig ist. Das SAP-basierte Add-on SPEEDI automatisiert die Prozesse der Gelangensbestätigung, sorgt für höchste Transparenz und schafft die Grundlage zur Erfüllung der Nachweispflicht.

SPEEDI Gelangensbestätigung SD und MM

Mit den beiden Lösungen SPEEDI Gelangensbestätigung SD und SPEEDI Gelangensbestätigung MM wickeln Unternehmen die Prozesse des Einholens oder Ausstellens von Gelangensbestätigungen durchgängig automatisiert und transparent in SAP ab. Individuelle Einstellungen und Ausgabeformate können in den partnerbezogenen Stammdaten individuell für jeden Kunden bzw. Lieferanten festgelegt werden. Beide Lösungen sind nahtlos miteinander verzahnt und ermöglichen damit die automatische Abwicklung aller Prozesse auch im Intercompany-Geschäft. SPEEDI reduziert damit Ihren Verwaltungsaufwand auf ein Minimum und befreit von zeitraubenden manuellen und papiergebundenen Arbeiten.

Ihre Vorteile im Überblick

  • Automatisiertes Anfordern und Übermitteln von Gelangensbestätigungen in SAP
  • Erinnerungs- und Mahnungsfunktionen
  • Übersichtliches Überwachungs-Cockpit
  • Einzel- oder Sammelverarbeitung der Bestätigungen möglich
  • Vielfältige Ausgabeformate: Fax, EDI-Nachricht, E-Mail,
    interaktives PDF (Adobe Forms), Weblink
  • Rechtskonforme, nachvollziehbare und archivierbare Prozessabwicklung
  • Vollständig und modifikationsfrei in SAP integriert (SAP ERP und S/4HANA)
  • Vielfach im Einsatz

Im Detail: Gelangensbestätigungen anfordern (SD)

Mit SPEEDI können Sie Gelangensbestätigungen von Kunden oder eigenen Standorten im EU-Ausland automatisiert anfordern und die erhaltenen Bestätigungen komfortabel bearbeiten, verwalten und überwachen. Der Überwachungsmonitor sorgt für eine klare Sicht auf alle Vorgänge: zum Beispiel welche Bestätigungen eingetroffen und bestätigt bzw. zum Teil bestätigt sind, welche ausstehen, welche Empfänger bereits gemahnt wurden oder zur Mahnung fällig sind. Bis zu welchem Zeitpunkt eine Gelangensbestätigung vorliegen muss, wird über die Einstellungen festgelegt. Ist der Stichtag überschritten, wird dies automatisch durch ein grafisches Symbol signalisiert und die Mahnung kann umgehend verschickt werden.

Die angeforderten Gelangensbestätigungen können durch Einzel- oder Sammelverarbeitung direkt in SAP erzeugt und an die Empfänger im gewünschten Ausgabeformat zur Bestätigung übermittelt werden: via Fax, als EDI-Nachricht oder per E-Mail als interaktives PDF zum Ausfüllen (Adobe Forms) bzw. in Form eines Weblinks. Eingehende Bestätigungen, unter anderem in Form von EDIFACT-Gutschriften (VDA 4938) und -Gelangensbestätigungen (VDA 4989), werden direkt an die SAP-Software übermittelt. Als Excel-Datei geschickte Gelangensbestätigungen lassen sich per SPEEDI File-Upload in SAP hochladen und durch Mapping in einen IDoc-Datensatz umwandeln.

Im Detail: Gelangensbestätigungen generieren (MM)

Mit SPEEDI automatisieren Sie die Generierung von Gelangensbestätigungen an Unternehmen und unternehmenseigene Standorte im EU-Ausland, die Waren aus Deutschland beziehen. Sobald eine Lieferung in SAP als Wareneingang verbucht wird, prüft SPEEDI anhand des Wareneingangsbeleges (mit Bestellbezug) oder der Eingangsrechnung, ob eine Gelangensbestätigung benötigt wird. Falls ja, generiert die Lösung automatisch eine rechtskonforme EDI-Nachricht (EDIFACT RECADV), eine E-Mail, ein Fax oder einen Papierausdruck mit der Gelangensbestätigung und übermittelt sie an den Warenversender.

In den partnerbezogenen Stammdaten lässt sich eine Karenzzeit einrichten, etwa bei einer Stornierung, einer Rücklieferung oder bei einem Split des Materialbeleges. Die Daten der relevanten Belege sammelt ein SPEEDI-Report und erzeugt daraus und gemäß den partnerbezogenen Einstellungen die jeweiligen Gelangensbestätigungen. Die SPEEDI-Lösung ermöglicht es auch, Gelangensbestätigungen durch eine Prüfung der entsprechenden Warenbewegungsbuchungen oder Rechnungsbelege nachträglich zu erstellen.

FAQ Gelangensbestätigung MM und SD

Wann brauche ich eine Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung ist ein umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebener Zustellnachweis. Er stellt sicher, dass steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen von Unternehmern im Geltungsbereich des deutschen Umsatzsteuergesetzes im EU-Ausland auch tatsächlich angekommen sind. Erst dann gelten diese Lieferungen von der Umsatzsteuer befreit.

Was passiert, wenn keine Gelangensbestätigung vorliegt?

Können Unternehmen die Gelangensbestätigung nicht vorweisen, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen und für die Lieferung Umsatzsteuer festlegen.

Wie sieht eine Gelangensbestätigung aus?

Der Nachweis muss folgende Angaben enthalten:

    1. Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmen und Ausstellungsdatum
    2. Name und Anschrift des liefernden Unternehmers
    3. Name und Anschrift des Auftraggebers der Versendung
    4. Menge des Liefergegenstands mit handelsüblicher Bezeichnung

Es ist keine bestimmte Form der Gelangensbestätigung vorgeschrieben. Der Nachweis kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Wird die Gelangensbestätigung elektronisch übermittelt, ist keine Unterschrift erforderlich. Es muss dann allerdings erkennbar sein, dass die Bestätigung vom Abnehmer stammt.