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SAP IDoc

Inhalts­verzeichnis

Zwei Laptops stehen auf einem schwarzen Schreibtisch, grafisch wird der Datenaustausch zwischen beiden Geräten dargestellt.

Zahlreiche Unternehmen auf der ganzen Welt setzen ein SAP ERP-System ein, um ihre Geschäftsprozesse abzubilden. Somit zählt meist nicht nur die eigene Organisation zum SAP-Anwenderkreis, sondern auch ihr Umfeld – bestehend aus Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und verbundenen Unternehmen. Damit der Datenaustausch zwischen mehreren SAP-Systemen reibungslos funktionieren kann, hat SAP das zentrale Format SAP IDoc etabliert.

Was ist SAP IDoc?

SAP IDoc ist die Abkürzung für SAP Intermediate Document. Es handelt sich dabei um ein standardisiertes Format, mit dem Daten zwischen SAP-Systemen ausgetauscht werden können. Kompatibel ist es mit allen „großen“ SAP-ERP-Produkten – von R/2 über SAP ERP (R/3) bis zum aktuellen SAP S/4HANA. Auch diverse Fremdsysteme können SAP IDocs verarbeiten. 

Die Vorteile von SAP IDoc

Wenn im Kontext von SAP IDoc die Rede von Datenaustausch ist, so sind mit Daten stets Geschäftsbelege gemeint. Klassische Beispiele sind Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine. Dank des SAP-Standardformats lassen sich Dateien dieser Art problemlos zwischen Systemen hin und her schicken. Im Zielsystem können sie zudem direkt automatisch weiterverarbeitet werden. Somit lassen sich ganze Prozessketten unternehmensübergreifend digitalisieren und automatisieren. Dies reduziert manuelle Arbeitsaufwände, beschleunigt die Geschäftsprozesse und stärkt die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Partnern.

Die wichtigsten Merkmale eines IDocs

SAP IDocs haben einige charakteristische Merkmale. Zunächst sind sie anwendungsneutral, also unabhängig vom Quell- und Zielsystem. Dementsprechend eignen sie sich für die SAP-to-SAP-Kommunikation als auch für einen SAP-to-Non-SAP-Datenaustausch. Zugleich sind sie unabhängig von der Richtung des Datenaustauschs. Sie können sowohl ausgehende als auch eingehende Geschäftsbelege abbilden. Ferner werden IDocs im Zeichenformat, nicht im Binärformat, gespeichert. Somit können Sie in einem Texteditor angezeigt werden.

Wie sind SAP IDocs aufgebaut?

SAP iDocs existieren in zwei Ausprägungen. Vor allem ältere SAP-Systeme nutzen das Fix-Lenght-Format. In den neueren Lösungen basiert das IDoc auf XML. Wir werden uns im Folgenden mit der XML-Variante befassen.

Jedes SAP IDoc hat dieselbe Struktur. Sie besteht aus den folgenden drei Komponenten:

  • Kontrollsatz (Control Record)
  • Datensatz (Data Record)
  • Statussatz (Status Record)

 

 

Der Kontrollsatz enthält Informationen über den Sender und den Empfänger. Zudem beinhaltet er eine Reihe administrativer Daten wie IDoc-Typ, IDoc-Nummer, Nachrichtentyp, Richtung (eingehend vs. ausgehend) und den aktuellen Status.

Der Datensatz enthält alle zu übertragenden Inhalte des Geschäftsbelegs. Die einzelnen IDoc-Daten sind dabei in Segmente gegliedert. Neben Standardsegmenten können auch individuelle (unternehmensspezifische) Segmente definiert werden.

Der Statussatz protokolliert alle Stationen, die ein SAP IDoc durchläuft. Er dient somit der Statistik und Überwachung. Auch mögliche Fehler werden mithilfe des Statussatzes an ein IDoc angeheftet.

Wo liegen die Unterschiede zwischen SAP IDoc, EDI und ALE?

Im Zusammenhang mit der Kommunikation zwischen SAP-Systemen werden neben SAP IDoc häufig noch zwei weitere Begriffe genannt:

  • ALE (Application Link Enabling): Eine Middleware-Technologie zum internen Datenaustausch zwischen SAP- und Non-SAP-Systemen.
  • EDI (Electronic Data Interchange): Ein Transferverfahren für den unternehmensübergreifenden Datenaustausch.
 

Beim sogenannten Application Link Enabling (ALE) erfolgt ein Datenaustausch zwischen logischen Systemen. Für diese unternehmensinterne Datenübermittlung nutzt ALE IDocs.

Das EDI-Format kann hingegen als einheitliche Austauschsprache bezeichnet werden. SAP IDocs werden nicht direkt ausgetauscht, sondern vorher mithilfe eines EDI-Konverters in diese einheitliche Sprache übersetzt. Bekannte EDI-Formate sind beispielsweise UN/EDIFACT, ANSI ASC X12 und VDA. Im Gegensatz zu ALE kommt beim Electronic Data Interchange kein logisches System zum Einsatz, sondern es werden Partner definiert. Bei diesen Partnern kann es sich zum Beispiel um Lieferanten oder Kunden handeln.

Kurz: ALE ist für die interne und EDI für die externe Kommunikation zuständig. Beide Kommunikationsverfahren nutzen IDocs.

Welche IDoc-Typen gibt es?

IDocs werden entweder in einem SAP-System oder einem EDI-Subsystem ausgelöst. Unterscheiden lassen sich in diesem Kontext zwei IDoc-Typen:

  • Das Inbound IDoc: Es wird von einem SAP-System empfangen.
  • Das Outbound IDoc: Es wird aus einem System heraus verschickt.
 

Weiterhin lassen sich IDocs auch aus fachlicher Sicht in verschiedene Arten einteilen. SAP spricht in diesem Kontext von sogenannten Basistypen. Diese können entweder im Original verwendet oder mithilfe eines sogenannten Erweiterungstyps um zusätzliche Daten ergänzt werden. Beispiele für die wichtigsten SAP-IDoc-Basistypen sind folgende:

  • INVOIC02 (Rechnung/Faktura)
  • ORDERS05 (Einkauf/Vertrieb)
  • INCINV_CREATE02 (Eingangsrechnung)
  • DELVRY07 (Lieferschnittstelle)
  • SHPMNT06 (Transport)
  • DELFOR02 (Lieferabruf)
 

Eine ausführliche Dokumentation für alle IDoc-Typen erhalten Nutzer über die SAP-Transaktion WE60. 

Wie wird IDoc in einem SAP-System genutzt?

SAP IDocs können an verschiedenen Stellen von Transaktionsprozessen generiert werden. So lässt sich zum Beispiel in einem Versandprozess ein SAP IDoc erzeugen, welches die Datenfelder für den Ausdruck einer Versandliste enthält.

Je nach Konfiguration der IDoc-Verarbeitung werden IDocs in der sendenden Datenbank automatisch generiert, wenn Benutzer eine bestimmte SAP-Transaktion ausführen. Außerdem gibt es mehrere Wege, wie das IDoc sein Ziel erreichen kann:

  • IDoc via Dateiport auf ein Dateisystem schreiben (wo es vom Empfänger abgeholt werden kann)
  • IDoc via http an ein anderes System senden (vorherige Umwandlung in XML)
  • IDoc via http vom Quellsystem empfangen (ebenfalls im XML-Format)

 

Die wichtigsten IDoc-Transaktionen

Um den zuvor skizzierten Prozess zu konfigurieren und eine Verbindung zwischen den beteiligten Systemen aufzubauen, sind verschiedene Einstellungen im SAP-System notwendig. Besonders relevant sind in diesem Zusammenhang folgende IDoc-Transaktionen:

  • WE21: Ports der IDoc-Verarbeitung konfigurieren
  • SM59: RFC-Verbindungen konfigurieren
  • WE20: Partnervereinbarungen pflegen
  • SICF: Services pflegen
  • WE02: IDoc-Liste aufrufen
  • WE19: IDoc-Verarbeitung testen

 

Welche Rolle spielen Ports in der SAP IDoc-Verarbeitung?

Ports sind ein wichtiges Element in der IDoc-Verarbeitung. Sie definieren die Verbindung zwischen dem Quell- und Zielsystem anhand technischer Merkmale. Genauer gesagt legen sie das Medium fest, das für den Datenaustausch verwendet werden soll. Am häufigsten werden die im ALE-Prozess verwendeten TRFC-Ports und die für EDI relevanten Dateiports genutzt. Bei der Verwendung des Dateiports geben Nutzer das Verzeichnis an, in dem die IDoc-Datei gespeichert werden soll. Das Zielsystem oder eine Middleware kann die Datei dann von diesem Ort abholen.

SAP IDoc: Anwendungsbeispiele

IDocs lassen sich in zahlreichen Geschäftsprozessen einsetzen. Ein klassisches Beispiel ist die Kommunikation mit Lieferanten. In diesem Anwendungsfall könnte die fachliche Anforderung folgendermaßen lauten: Sobald ein Benutzer eine Bestellung anlegt, soll diese automatisch via IDoc an den Lieferanten übermittelt werden.

Um dieses Szenario umsetzen zu können, muss der Partner mit seinem System EDI-fähig sein. Trifft dies zu, kann die SAP-Software erkennen, dass der Lieferant zum Empfang elektronischer Dokumente in der Lage ist. Sobald diese grundlegende Anforderung erfüllt ist, kann der IDoc-Kommunikationsprozess starten.

Die Bestellung (PO = Purchase Order), welche der Auftraggeber sendet, ist ein Ausgangs-IDoc (Outbound IDoc). Aus Sicht des Lieferanten handelt es sich hingegen um ein Eingangs-IDoc (Inbound IDoc). Sein SAP-System kann es weiterverarbeiten, indem es automatisch einen logisch passenden Geschäftsbeleg (einen Kundenauftrag, SO = Sales Order) anlegt.

Treten bei der Verarbeitung des ein- oder ausgehenden IDocs Fehler auf, verbleiben sie je nach Fehlerart in einem Zustand, welcher den Fehler in einem entsprechenden Status widerspiegelt. Damit wird verhindert, dass sich durch den fehlerbehafteten Beleg Probleme im Folgeprozess ergeben. Tritt ein solcher Fall auf, ist ein manueller Eingriff notwendig. Dabei muss zuerst der Fehler behoben werden. Im zweiten Schritt wird die IDoc-Verarbeitung dann wiederholt.

Fazit

Insgesamt ist das SAP IDoc ein unverzichtbares Medium für die interne und unternehmensübergreifende Business-Kommunikation. Es sorgt bereits seit vielen Jahren für einen reibungslosen Datenfluss zwischen SAP- und Non-SAP-Systemen. Im Zuge der digitalen Transformation erlangt es sogar noch mehr Relevanz. Denn der Trend geht klar zu einer nahtlosen Vernetzung der gesamten Supply Chain.

Damit alle Partner entlang der Lieferkette ohne manuelle Zwischenschritte Geschäftsbelege austauschen können, benötigen Sie einen gemeinsamen Standard. Diese Rolle kann das SAP IDoc übernehmen. Es wird also auch in Zukunft eine wichtige Rolle für den Geschäftserfolg spielen. 

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