Ziele und Probleme von Fortschrittszahlen in SAP-Lieferplänen
Was sind Fortschrittszahlen?
Fortschrittszahlen sind Zahlen, die ein SAP-System zur Planung und Überwachung von Lieferungen nutzt. Vereinfach gesagt geben Fortschrittszahlen an, wie viele Waren in Summe schon geliefert wurden. Sie addieren also alle Lieferungen auf, so dass am Ende verglichen werden kann, welche Menge bereits geliefert wurde und welche Menge noch offen ist. Mithilfe von Fortschrittszahlen können Unternehmen sicherzustellen, dass vereinbarte Mengen und Termine eingehalten werden.
Fortschrittszahlen im SAP-Lieferplan
Das SAP-System führt mehrere Fortschrittszahlen innerhalb eines Lieferplans:
- Lieferfortschrittszahl: Gibt an, wie viele Waren eines bestimmten Materials bereits als Lieferung erfasst wurden.
- Warenausgangsfortschrittszahl: Gibt an, wie viele Waren eines bestimmten Materials bereits am Warenausgang erfasst wurden.
- (Kunden-) Wareneingangsfortschrittszahl: Diese Zahl wird vom Kunden übermittelt und gibt an, wie viele Waren mit einer bestimmten Lieferung (definiert über die Liefernummer) bereits erhalten wurden.
- Unterwegs gemeldete Fortschrittszahl: Diese Zahl ergibt sich aus der Warenausgangsfortschrittszahl und der Kunden-Wareneingangsfortschrittszahl. Sie zeigt an, wie viele Waren sich aktuell auf dem Transportweg befinden.
- Kundenbedarf: Aus den Fortschrittszahlen und der abgerufenen Menge errechnet das SAP-System den noch offenen Bedarf an Waren.
Warum sind Fortschrittszahlen wichtig?
Die Fortschrittszahlen sind essenziell für die Steuerung von Lieferprozessen. Sie sind die Grundlage für die korrekte Berechnung von offenen Mengen. Wenn der Kundenbedarf nicht korrekt berechnet wird, kann dies dazu führen, dass keine neuen Waren produziert oder bestellt werden. Im schlimmsten Fall bleibt der Kunde unversorgt.
Durch die Verwendung von Fortschrittszahlen können Unternehmen permanente Änderungen in Lieferplänen effizient verwalten. Sie bieten einen genauen Überblick über den aktuellen Stand von Lieferungen und Bestellungen und ermöglichen eine präzise Nachverfolgung aller relevanten Warenbewegungen.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Verwaltung von Fortschrittszahlen?
Eine der Herausforderungen bei der Verwaltung von Fortschrittszahlen ist der Geschäftsjahreswechsel. Der kann gleich aus unterschiedlichen Gründen ein Problem sein.
Fall 1: Automobilhersteller setzen beispielsweise bei einem Geschäftsjahreswechsel ihre Fortschrittszahlen im Wareneingang auf null zurück.
In der Folge hat der Zulieferer in seinem System Abweichungen zwischen den eigenen Fortschrittszahlen und den vom Kunden gemeldeten Fortschrittszahlen. Wie oben beschrieben können jetzt offene Kundenbedarfe nicht mehr korrekt berechnet werden.
Das Auftragsmanagement steht damit gleich vor mehreren Problemen:
- Das Zurücksetzen der Kunden-Fortschrittszahlen muss zunächst bemerkt werden und das im besten Fall sofort.
- Dann muss man ausrechnen, um welche Menge die Fortschrittszahlen zurückgesetzt wurden. Dabei müssen sowohl die Menge an unterwegs gemeldeten Waren als auch eventuelle Retouren korrekt berücksichtigt werden.
- Diese Korrektur muss dann auch bei den eigenen Fortschrittszahlen vorgenommen werden, damit am Ende korrekte Kundenbedarfe im SAP-System stehen.
Fall 2: Der SAP-Standard setzt eventuell Ihre eigenen Fortschrittszahlen im Lieferplan auf 0 zurück.
Hier fallen die Probleme teilweise noch drastischer aus: Ist Ihre eigene gelieferte Menge nach dem Zurücksetzen niedriger als die beim Kunden eingegangene Menge, erkennt SAP schon bei eingehenden IDocs einen Fehler. Die Abrufe können also erst in Ihr System übernommen werden, wenn der Fehler erkannt und die Fortschrittszahlen korrigiert wurden. Wird hier nicht sorgfältig gearbeitet, können Sie auch mit den folgenden Abrufen ein Problem haben.
Wie können Unternehmen diese Herausforderungen meistern?
Abhilfe können Erweiterungen der SAP-Funktionalitäten schaffen. Das kann entweder durch eigene Programmierung geschehen oder Sie setzen auf vorgefertigte Add-ons. Erweiterungen ermöglichen es, den Jahreswechsel gemäß Ihren Anforderungen und Belieferungslogiken zu definieren und einzurichten. Sie setzen Fortschrittszahlen teilweise vollautomatisch auf den richtigen Wert zurück und berücksichtigen auch Lieferungen, die sich auf dem Transportweg befinden.
Fazit
Fortschrittszahlen spielen eine entscheidende Rolle im SAP-System, insbesondere in der Lieferplanabwicklung. Sie ermöglichen es Unternehmen, permanente Änderungen der Termine und Mengen übersichtlich darzustellen und bieten einen genauen Überblick über den aktuellen Stand von Lieferungen und Bestellungen. Durch den Einsatz geeigneter Tools und Erweiterungen können Unternehmen die Verwaltung von Fortschrittszahlen effizient gestalten und Herausforderungen, wie sie beispielsweise beim Geschäftsjahreswechsel auftreten, erfolgreich meistern.